对提高信息化使用水平的思考2[1].5.ppt

对提高信息化使用水平的思考 ---问题、流程和规划 谭峰 2010.10 本文中，NC与ERP系统都指的是公司目前在用的NC-ERP系统。 一、问题 上了NC，为什么感觉没有效果？ 在对汇总信息和报表的使用中，经常发现信息不正确，不可靠？无法用于决策？ 在NC的使用中到底出现了什么问题？ 我们又如何才能把它用好？ 信息系统如何才能交付企业所需的符合一定质量标准的信息？ 从信息的属性说起 为满足业务目标，信息应符合一定的控制标准，我们 称之为信息的业务需求。基于一般更广泛的质量、可信和安全要求，七个独立又有所重叠的信息标准定义如下： 一、有效性（效果）：涉及到信息与业务过程相关程度的属性。也就是说，应以正确、及时、一致的方式来交付与业务过程有关的信息； 二、效率：通过优化(生产率最高且符合经济效益)资源使用来提供信息； 三、保密性：保护敏感信息，避免未经授权的披露； 四、完整性：与信息的准确度和完全性有关的属性，与业务价值和预期相一致； 五、可用性：若业务过程现在或将来需要时，信息是可用的。可关注于保护所需的资源及相关的能力（安全）； 六、合规性：涉及业务流程与所需遵守的法律、法规及合同约定之间的符合程度的属性，即外部的强制要求和内部政策的遵循性； 七、可靠性：为管理者提供可靠的信息，以管理组织并检验其可信和治理职责。 最关注的几种基本属性 与业务过程的相关程度越高，信息的有效性才越高，信息的价值才越大； 完整性； 信息的价值大小是信息有效性、完整性的函数 生产经营管理活动中的信息是随着生产经营管理活动的开展而产生的，在这些活动进行的同时就应该被录入系统； 在物流，资金流流动到某一控制点，信息流也经过此点，必须得到及时(理想情况：实时）处理。信息应该在生产经营管理活动中的关键控制点实时产生并及时录入ERP系统； 记录的越正确，越及时，越一致，越完整，这种信息的价值就越大，反之，则越小； 只有达到一定的标准和质量，信息才是有价值的，才有助于企业的生产经营管理决策； 在低价值信息的基础上做决策是危险的； 信息的价值越低，就失去了管理者（使用者）的关注，操作者就失去了改进的压力，信息的价值愈见降低，形成一个恶性的循环。 信息通过NC系统处理达到管理者手中 数据在前面三个环节的流转处理中能够做到正确、及时、完整和一致才能保证传到管理者手中的信息正确、及时、完整和一致。 我们最后讨论预处理和后处理，先重点讨论在使用NC系统的过程中，我们有什么问题造成了信息的失真和滞后。 NC系统是核心 从ERP系统的价值说起 一、ERP系统是一个对业务流程进行规范和监控的工具； 二、ERP系统还是一个对业务流程中产生的数据进行收集、加工、展现的工具； 也就是说，它是一个管理的工具！ 业务流程不规范，它所产生的数据就难以保证正确、及时、完整和一致，也就失去了价值， 也就是说，只有在系统实现了对业务流程有效规范和控制的同时所采集的信息才是有价值的。 因此，如果不重视业务流程的规范，甚至简化或者略去了业务流程的执行，NC就沦为了一个做账的工具！失去了它的价值。 理想状态下，财务业务一体化，指的是在供应链业务流程进行的同时，财务数据的归集是自动完成的。 业务流程的规范是业务数据正确、及时、完整和一致的基础； 而业务数据的正确、及时、完整和一致是财务数据正确、及时、完整和一致的基础， 所以业务流程的规范是重点，是需要我们花大力气攻克的“硬骨头”，是一个长期而艰巨的过程； 自动记账-供应链业务流程是基础 二、流程 1、开始：不规范的数据录入。 案例一 广元库管不会电脑，由综合科内勤录出、入库单。 基本要求 确保经过由授权的合格人员及时录入数据； 尽可能在靠近数据源的位置进行录入和验证； 案例二 相似而不同的产品按同一产品做入库录入，在系统中无法区分； 2、数据的处理过程 案例三：鲜销业务以销量定产量 鲜销业务隔一段时间根据客户签收数量汇总录入产成品入库单，再做销售出库单； 数量、金额汇总录入； 价格只是一段时间的平均价格。 过程、数据的缺失，无法考核库存和运输的管理水平； 两种差异无法看出：入库和出库（库存管理损耗）；出库和实际签收（运输损耗）； 如何能分析这个月每天的价格和销量的波动，如何分析客户的购买行为和偏好以及与时间段的联系？ 鲜品入库，出库，销售各环节的管控失效。 案例四：采购暂估-采购成本的真实性 只做采购应付的回冲，没做采购入库的回冲 采购成本已不准确 一个完整的流程被简省和割裂，各个控制点的数据在系统内部失去了关联。 案例五：不做采购发票，全部暂估 做采购发票 采购订单：采购员； 入库单：库管员； 发票：财务人员 “发票校验”：校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，