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文件、档案全程管理理论依据 　　今年3月，笔者在深圳市档案局工作的同学来电告知，他们将筹备主办有关“文件、档案一体化管理”的国际研讨会，向笔者咨询主题确定和研讨内容事宜。笔者多年来对文件生命周期理论、文件中心、文档一体化管理等问题较为关注，也发表过一些研究成果。笔者确定本文“文件、档案全程管理的理论依据与借鉴经验”的主题，目的是明确文件、档案全程管理的称谓，分析其理论依据，提出可以借鉴的国外相关成功经验，供国内同行参考和思考。 　　 　　从“文件、档案一体化管理”到“文件、档案全程管理” 　　 　　早在20世纪80年代，文件、档案一体化管理成为一个热点问题，我国档案界对其理论必要性和实践模式都展开了研究。基于我国对文件和档案概念的特定理解，文件归档后进入档案室就被冠以“档案”的称谓，因而我国大多把文件、档案一体化管理理解为机关内???书与档案工作的一体化，实现方式也主要局限在机关内部。笔者认为这种理解建立在狭义文件观之上，只看到了机关内文书工作与档案室工作的联系，却没有从整体上把握机关文书工作、档案室工作与档案馆工作的有机联系，不够全面和科学。2002年，笔者依据国内外对文件、档案一体化管理的已有认识，以广义文件观为基础，提出“文件、档案一体化管理”的科学含义是一以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。 　　时至今日，国内外文件、档案管理的实践发展更加深入，电子文件大量产生和应用丰富了理论研究的内容，也推动了档案学理论的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、档案管理实践之中，发展成为档案学理论的新内容。本着与时俱进的指导思想，笔者认为在概念提法上适宜将“文件、档案一体化管理”转变为“文件、档案全程管理”。这种提法并非追求名称上的时髦，而是更能准确、全面地表达文件、档案一体化管理的科学含义，也能更好地适应电子文件管理的现实状况和需求。 　　2008年7月，笔者赴马来西亚参加了主题为“档案、治理与发展：绘制未来社会的蓝图”的第16届国际档案大会。根据笔者理解，大会展示了21世纪全球档案专业发展的新思维――平面延伸与立体交融的兼顾统一。因为“档案、治理与发展”分别与“专业、行政与社会”相对应，表明档案专业触及范围已经平面延伸，拓展空间面临立体交融。一方面，信息时代档案实践领域明显跨越了档案馆室的界限，向前延伸到文件生成和管理阶段。电子文件的产生和应用更加凸显了延伸的必要性。目前，档案专业触及范围向文件管理的平面延伸已没有疑义，并得到国际档案界的大力提倡。另一方面，文件和档案作为社会活动的产物，既是行政管理的工具，又是历史文化传承的手段。当前，社会、政治、经济、科技、文化的迅捷发展为档案专业提供了更广阔的拓展空间，也制造了更复杂的生存环境。档案专业在机遇与挑战并存的社会环境中正在或需要拓展，向行政、业务领域拓展是其中之一，向社会服务拓展也是其中之一。这些拓展都是相对复杂的立体交融，表现出“你中有我、我中有你”的错综联系。笔者之所以论及1 6大的主题特点，目的是简单介绍当前国际档案界的最新态势，表明文件、档案全程管理已经成为国际档案界普遍接受的理念或理论观点。这也正是笔者提出用“文件、档案全程管理”代替“文件、档案一体化管理”提法的理由之一。 　　 　　文件、档案全程管理的理论依据 　　 　　在探讨文件、档案全程管理的理论依据之前，笔者认为有必要揭示其基本含义。基于我国对文件、档案概念的现实理解，文件多指现行文件，档案则包含室藏档案和馆藏档案。文件、档案全程管理的含义简单说来就是对现行文件、室藏档案和馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理。全程管理与传统一体化管理的最大不同，就在于涉及范围更加广泛。过去，我国普遍将归档视为文书工作与档案工作的界限，因此传统一体化管理往往是指机关内部文书处理与档案室工作的结合，很少涉及档案馆的参与。文件、档案全程管理则要求在文件从产生到进馆的运动过程中，既加强机关内部文书工作与档案室工作的一体化，也注重档案室与档案馆的业务衔接，使现行文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。换言之，全程管理包括机关文书处理、档案室工作和档案馆工作的有机衔接和结合。 　　笔者认为，文件、档案全程管理的理论依据是档案学的一大支柱理论一文件生命周期理论。乍听之下，似乎有些老调重弹。但深入推敲，文件生命周期理论因为是对文件、档案客观运动过程和规律的科学归纳，其基本内容经历时代的变化和挑战依然具有生命力。我国档案界对文件生命周期理论较为熟悉，研究评价也颇多。笔者无意泛泛介绍该理论的内容，只是在简要归纳其基本点和应用价值的基础