仓储单据管理规范.doc

xxx物流有限公司 文 件 名 称：【仓储单据管理规范】 文 件 编 号： 版 本 号： 编 制： 日 期：2013/ 8 /20 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 目的 明确仓储中心单据定义，规范单据领用、使用、保管、借阅及销毁方法，确保单据信息的真实、合理、连续和完整，有力保障仓储数据完整，最终使单据作业标准化和系统化。 适用范围 本规范所指仓储中心单据包含纸质单据和系统电子档单据。主要从单据的定义、领用、使用、保管、借阅和销毁六个方面进行阐述。 相关定义 入库单 指反映客户调入库房货物信息的一种原始纸质凭证。 出库清单 指仓储中心根据客户出货指令打印出的一种备货、出库交接单据。 单据领用 仓储中心填写单据及物料需求申请表； 人力资源部审核需求申请； 人力资源部采购相应单据及物料； 人力资源部负责下发单据及物料到仓储中心； 仓储中心确认领用完毕。 单据使用规定 入库单 入库单作用 入库单作为仓储提货，入库的唯一信息凭证，为入库工作提供方向性，保障入库工作正确和高效。同时是仓储与客户、供应商交接的签核单据，为货物准确无误的交接提供凭证。 入库单使用范围 仓储； 仓储与客户或仓储与客户的供应商交接。 入库单签核 入库单须由仓储与客户或仓储与客户的供应商负责人双方签字后方可有效，反之为无效单据。 出库清单 出库清单作用 出库清单作为仓储备货的唯一信息凭证，为备货工作提供方向性，保障备货工作正确和高效。同时是仓储与基地营业部交接的签核单据，为货物准确无误的交接提供凭证。 出库清单使用范围 仓储； 仓储与基地营业部或仓储与大客户中心交接。 出库清单签核 出库清单须由仓储与基地营业部的负责人或大客户中心负责人双方签字后方可有效，反之为无效单据。 仓储单据管理规定 单据整理 入库单据在出入库组签收与备货组交接，并由备货组做好电子帐后撕去 边交给晚班商务组，商务组按日期放人与之对应的客户文件夹； 出库单据红联经备货组与出入库组核实无误完成交接，经基地营业部签 单后由出入库组将签收单据交给晚班商务组，商务组按日期放人与之对 应的客户文件夹（备注：磐正交接蓝联，海王交接黄联）； 签收联要求有出入库组和基地营业部的签字； 当天索爱发京东商城的单据与磐正的出库单据分别订在一起，避免日期 混乱； 白班商务对前一天的入出单据进行审核，核实电子帐，按日期排好，整 理整齐夹入对应的客户文件夹； 商务组在次月初对上月整理好的单据按客户进行装订成册； 装订好的单据按月份放入文件袋，封入纸箱，并在纸箱外做好标示； 单据存放。所有装箱的单据封箱后放置于指定区域，所有标示面朝向通 道。禁止将封箱的单据放于阴暗潮湿处和阳光暴晒处。 单据保管时间 根据需要保留1至3年。 单据借阅规定 借阅包括三种形式：原件查看、原件复印、原件索要； 一般情况下只允许原件查看与原件复印； 若外部人员借阅，必须有仓储管理人员在场陪同； 被借阅部门需对被借阅单据建立台帐，内容包含但不限于借阅人、借阅 部门、借阅方式、借阅目的、借阅时间、承诺归还时间、实际归还时间、 单据名称、单据编号。 单据销毁规定 单据销毁 仓储单据属于原始凭证保管期满的单据，可以按照以下程序销毁： 本公司仓储部提出销毁意见，编制仓储单据销毁清册，列明销毁单据 的名称、册数、起止年度和单据的类型、应保管期限、已保管期限、 销毁时间等内容； 由仓储部经理在单据销毁清册上签署意见； 单据销毁应当由本财务负责人陪同仓储主管一起将单据销毁； 销毁单据后注明相关记录。 附则 本规范自2016年8月 xxx物流有限公司 年 月 日