文件管理制度2.doc

文件管理制度 管理要点 1、 使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、学校各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 4、 制度类文件按照学校文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明学校全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 5、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 6、各种密级文件，要按保密规定范围组织阅读和传达，不得随意扩大范围。 收文制度 （一）收文制度 1、凡收到的文件，都要根据发文单位，分别立册登记，登记项目要齐全。 2、文件登记后，及时送校长阅签分办意见。如校长不在，重大问题或特急件，可先送主管领导批示或相关部门进行办理。根据主管领导批示意见，及时将文件送有关部门承办，需要几个部门联办的文件，要先送主管部门承办，然后转有关部门，以免误事。 3、凡领导批示传阅的文件，均由文书负责传阅。 4、传阅文件严禁个人之间或者部门之间横传，必须由文书办理传阅手续。 5、文件转给承办后，文书要及时了解经办情况。主办承办后。要在文件拟办单上填写处理结果。1、认真签收，做到所收文件份数与投递单相符，行文关系正确，文件印章及手续完整无缺。来文单位、文号、份数、页数、标题、日期、顺序号、附件号等登记项目齐全，字迹清晰。2、对所收文件，要及时填好拟办单，经办公室主任阅批后，及时送交主管领导批示和有关部门阅办；批示意见要具体、完整。正常文件不超过七天办完，急件要在两天内办完。处理结果要有记载。3、凡文件中需要答复、批复、上报、批示有期限要求的，都要进行催办，认真给予回复。4、严格文件传阅范围，杜绝横传现象。发文必须经办公室主任核稿，送交有关部门会签，经批准后，方可打印下发。2、发文要做到行文关系准确，格式正确，日期、主送机关、主办单位、文件编号、标题、印发份数、附件号等项目完整齐全。3、所发文要做到字体清晰、准确无误、牌面整洁，装订毛天齐地，毛左齐右，印章起年压月，内容尊重原稿。4、文件发放及时无误，领取单位有签字。5、所发文和发文底稿完整存档。l、文件校对、印刷要严格保证质量，做到整洁、无差错、装订整齐，毛天齐地、毛左齐右，否则不能发出。2、各部门起草以名义发出的文件，由起草文件的部门负责校对，印、刷由打字室负责。办公室文书负责登记、编号、盖印、归档、发出。3、各部门起草的文件材料校对工作，原则上有拟稿人或核稿人进行，印刷工作由本科室人员协助打字室负责。4、文件材料校对、印刷后，要按照要求将打字者、校对者、印刷者名字登记在发文审批单上，以备核实、检查。1、文书平时要按照《档卷类目》及时将办理完的文件立卷。2、每年年初要抓紧将上一年度的文件按照立卷要求，及时进行立卷。3、所立的卷要做到分类准确，保管期限适当，成卷质量好。4、案卷必须有标题，有登记、有目录。1、凡发给基层单位、部门的秘密文件、资料，要定期清理上交，由上级有关部门集中统一销毁。2、任何单位和个人，不得向废旧物资收购部门出售秘密文件资料。3、凡不需立卷或超过保管期限的文件、资料，要在年初的四月份销毁，不得长期保存。4、销毁文件时，要逐份清点登记，填写“销毁文件清单”，经主管领导审批后，到指定地点由二人监销，严禁失散或泄密。 1、搞好楼内外卫生，做到窗明几净，四壁无尘，备品摆放布局合理，盆花常绿常鲜。2、搞好楼内建筑设施修善，建立设施使用期，做到设施完整常修常新。3、搞好安全防范工作，严禁外人进入楼内，阻止个别上访人员无理纠缠领导，影响领导正常工作。4、楼内严禁大声喧哗，走廊内禁止吸烟，严禁用重物砸击地面和墙壁，以免发出噪音影响大楼办公。