第九章　会议沟通－（新）.pptVIP

Management Communication and Etiquette 第九章　会议沟通 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 　　　　　　　　　　格罗夫 一、明确会议的目的 ◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定 二、会议沟通模式 1、谁参加 2、谁主持 3、谁控制 4、谁（先）发言 ━参加人应区分为“必须参加”和“随意参加”两种 ━主席、导言人、观察员共同主持 ━主席控制秩序、导言人控制时间、观察员控制全场 ━ “由下而上”、“由外而内”可以鼓励意见 ━ 资料应在会前下发并阅读，一进会场就是直接讨论或表决 5、谁负责、谁追踪 6、谁在浪费时间 7、谁总结 （一）确定与会者构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 （二）明确与会者角色职责 [自我检测] 　　根据你所了解的群体沟通性质，你 认为作为会议主席有哪些责任?在会议中， 你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样 能够受益于会议和其他小组成员的讨论? （二）明确与会者角色职责 1. 会议主席角色 情形一： 　某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 　如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结? （二）明确与会者角色职责 情形二： 　　某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪 的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教 育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有 的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以 理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样 采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形 式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈， 眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的 主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主 张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的 问题作总结? （二）明确与会者角色职责 2. 会议主席的职责 会议控制 ·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。 会议引导 ·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。 （二）明确与会者角色职责 促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 作出决定 （二）明确与会者角色职责 常用的介绍方法： ◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍  ◆ 主席介绍 ◆ 名片介绍 会议中可应用的技巧： ◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；  ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。 （二）明确与会者角色职责 3. 与会者角色 决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 （三）会议的组织准备工作 1. 确定会议主题和目标 2. 制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议举办通知5. 会场布置安排　　◆ 会场的选定 　　◆ 会场内设备的准备　　◆ 会场的布置 （四）会议议程 　　“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”  □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序