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论信息化时代高校教学秘书的作用及素质要求 　　摘要: 在现代信息化教学管理中,教学秘书是连接“教”与“学”的桥梁,教学秘书的业务水平与基本素质影响着教学管理的水平。本文强调教学秘书必须适应现今信息化教学管理的新形势,从基本能力和专业能力方面不断地完善自己,并提出了提高教学秘书素质的具体措施。 　　关键词: 信息化教学管理 教学秘书 职能 素质 　　 　　随着现代信息技术的迅猛发展,我国高等院校的教学管理工作也逐渐形成了信息化的规模体系。教学管理是高等院校管理工作的核心内容之一,教学管理水平的高低直接影响着教学质量的好坏和人材培养质量的优劣。教学秘书作为教学工作的具体组织者,是教学领导的助手,教学管理一线的基层管理者,在提高信息化教学管理水平方面发挥着越来越重要的作用。因此,正确认识教学秘书的作用和其自身应具备的素质,对提升信息化时代的教学管理水平有着十分重要的意义。 　　 　　一、信息化时代院(系)级教学秘书的作用 　　 　　教学秘书的主要作用是协助院(系)领导处理日常教学管理工作,做好领导的助手和参谋。信息化时代赋予了教学秘书新的角色意义,要求教学秘书要思考如何利用现代化信息技术提高教学管理质量。 　　1.教学运行管理。 　　建立一套符合实际情况并且切实有效的教学管理系统。当今现代化的设备及技术,可以使教务及教学信息在相对短的时间内进行收集、整理。如今,很多高等院校都在使用教务管理系统软件,那么教学秘书的工作方式从电话交流变化为网上公告,比如:开学初的准备工作,教师、教材、教室的安排情况,整理上学期的学生考核成绩单,制作补考安排表并及时通知缺补考的学生,使学生按时参加补考;期中教学质量检查,教学观摩月的计划,教师及学生座谈会,将发现的问题认真总结,推广好的教学经验和典型;期末考试的安排及成绩的登记与成绩分析,等等。这样的改变可以使教学秘书在教学管理的运行过程中传达的信息更加及时准确。 　　2.教学档案管理。 　　教学秘书要重视教学档案的收集和管理工作。教学档案是繁杂的、广泛的,具有即时性及连贯性,将现代化信息技术运用到教学档案的管理中,可以使教学秘书的工作更加科学有序地进行。收进的是原始文件,拿出的是加工精品,使得教学档案全面系统、分门别类,呈现出规范化、科学化的特点。良好而健全的教学档案可以体现出该院(系)教与学的效果,反映出教师的工作成绩,为今后的教学工作提供依据和经验。高质量的教学档案是院(系)领导决策的信息源泉与组织教学、开展教研活动不可缺少的依据和参考资料,也是迎接本科评估检查的基本材料。所以,教学秘书必须做好教学档案的收集、整理工作,确保档案的完整性和正确性。 　　 　　二、信息化时代院(系)级教学秘书的素质要求 　　 　　在高等院校的教学管理工作中,教学秘书对于搞好教学管理、提高教学质量能起到一定的作用。一名优秀的教学秘书,必须注重加强思想品德、业务能力、工作作风及工作修养,只有这样,才能真正提高工作质量和工作效率。 　　1.职业道德和敬业精神。 　　教学秘书的工作看起来琐碎简单,但实质上责任重大。在日常的工作中,如果某个环节上稍一疏忽,就会打乱正常的教学秩序,酿成教学事故。这样就要求教学秘书要有良好的思想道德修养,高度的责任心,健康的心理,有计划、主动地承担相应的教学管理工作,要做到“到位不越位、参与不干预、出谋不决策”,配合院(系)领导做好教学管理的调查研究、信息搜集、督查催办等多项事务性工作,确保教学工作顺利而有效地进行。 　　2.信息的综合处理能力。 　　在这个信息发达的时代,教学秘书应用计算机网络进行教学管理工作已经很普遍。包括各项文件的传送、学生的学籍管理、成绩管理、教学计划的执行、教学任务的安排、教材的征订与发放、多媒体教室的借用、调停课的申请、课程考试安排、毕业生的毕业审定与学位审定等,诸多教学管理工作均已离不开计算机。所以,教学秘书应树立学习意识,主动学习相关的教学软件,运用现代化的办公设备,掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能,熟练使用教务管理系统、网上办公系统、数据库等现代化管理软件,掌握信息的搜索查询技能,为师生提供优质快捷的服务。 　　3.协调沟通上传下达。 　　教学秘书的工作就是为教学服务、为师生服务,协调沟通能力是教学秘书需要具备的最重要能力之一。由于工作需要,教学秘书要与教务处、人事处、科技处等各职能部门联系,在这些联系中沟通是最直接的方式,只有良好的沟通才能得到他人的理解和支持。随着高等院校专业的日益细化,各专业的联系也日益紧密,教学秘书在教学管理活动中应积极主动与其他院(系)搞好协调联系,打开学院发展的新局面。教学秘书在工作中,要讲究方式方法,既注重原则又不墨守成规,要尽自己最大的能力为广大的师生提供教学帮助及解