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三、电子文件管理的发展阶段与方法 电子文件管理的三个发展阶段 与办公自动化发展三个阶段相适应，电子文件管理也经历了三个发展阶段。 第一是个体化管理阶段，这时的管理及维护侧重于单机； 第二是网络化管理阶段，这时的管理及维护侧重于网络和服务器； 第三是无纸化管理阶段，这时的管理及维护是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。 电子文件管理的三个发展阶段，并不是截然分开的，三个发展阶段由低到高，技术要求和管理方法依次复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。 三、电子文件管理的发展阶段与方法 1．个体工作电子化环境下电子文件管理的特点 在个体工作电子化环境下，处在纸质文件统领电子文件的依附性格局状态下，此时电子文件管理的特点主要有：在管理主客体上，以文书部门、档案部门为主体，客体以纸质文件为主，电子文件为辅，纸质文件的定稿与电子文件一对应，在法律上基本不承认电子文件的凭证作用。在管理方法上，纸质文件管理的原理方法基本适用于电子文件的管理。在背景信息上，电子文件形成过程中的起草、修改、审核、签发、打印、封发等背景材料，主要记录在纸质文件上，无需过多地搜集电子文件背景信息。在元数据的管理上，生成电子文件计算机应用软件、系统软件相对单一，元数据的管理收集主要体现在所处时代和部门使用的系统软件、应用软件及相应的计算机设备上。在归档与利用上，按照纸质和电子文件一一对应原则，对已经形成正式的电子文件移交档案部门管理，借阅、利用和销毁与纸质档案同步进行。 电子文件个体化管理阶段的特点与管理方法 三、电子文件管理的发展阶段与方法 2．电子文件个体化管理阶段应采用的方法 一是借用传统方法划分电子文件的类别。对电子文件的科学分类，可利用纸质文件立卷的案卷标题来定义计算机文件夹名称，建立目录树。 二是合理命名并标识电子文件。在保存电子文件时用文件标题中的关键字或规范简称来命名所存电子文件，克服文件命名中的随意性。用修改日期可以清楚标识电子文件的形成过程。 三是注重电子文件的立卷归档。可以参照纸质文件立卷归档的分类等有关原则和方法进行。从逻辑归档和物理归档做起。逻辑归档是指建立电子文件在计算机文件系统结构的过程，平时归卷的理论仍适用。物理归档是将经过逻辑归档整理好的电子文件保存到存贮载体上，实行脱机保管的过程。 四是维护好电子文件元数据。背景信息已记录在纸质文件上，对元数据的收集应该侧重在生成电子文件的系统软件和应用软件上，系统软件和应用软件发生革命性的升级换代时，要做好转录和转录后元数据的保存。一般来说纸质文件销毁，电子文件亦可随之销毁。 电子文件个体化管理阶段的特点与管理方法 三、电子文件管理的发展阶段与方法 1．网络化环境下电子文件管理的特点 网络发展，使工作流程实现了自动化，电子文件与纸质文件处在共存的二元格局状态下，电子文件已经不再像纸质文件那样，具有从形成、保存、销毁的明显阶段性、固有顺序性和生命周期性，而是各个工作环节更具灵活性、方向互动性。这时电子文件管理可以发生在文件运转的任何一点上。管理主客体上，主体为网络服务、文书、档案部门，纸质文件与电子文件并列成为了文件管理的客体，法律上确认了电子文件的凭证地位，部分电子文件脱离纸质文件独立生存。在管理方法上，电子文件管理以工作流程为基本单位，重心由电子文件本身转移到了电子文件形成过程环节的管理，更多地依赖于办公自动化系统和网络服务器。电子文件的”内容信息”与背景信息、以逻辑关系连接的元数据发生了分离，背景信息和元数据的收集、转换，成为了这一阶段电子文件管理和维护的重要内容。 电子文件网络化管理阶段的特点与管理方法 三、电子文件管理的发展阶段与方法 2．电子文件网络化管理阶段应采用的方法 电子文件的起草、签批、传递、归档、利用都在网上进行，此时，由计算机处理的业务也由当初的文件打印、数据计算发展到网上的文件交换、信息传递和资源共享。一是建立文档一体化管理模式。文书、档案、网络服务部门应对电子文件从始至终、共同参与。特别是档案部门要参与电子文件管理的全过程。二是做好办公自动化系统软件的开发。文书、档案人员要参与办公自动化系统的开发与设计，保证电子文件在各个环节都规范化、标准化。三是重点做好背景信息和元数据的收集整理。办公自动化系统的不断开发，操作系统、应用软件版本不断升级，机器设备在不断更新换代，要注重解决好数据转换和兼容性问题。电子文件生成软件的收集，应由电子文件生成的文书部门和网络服务部门向档案部门移交。电子文件归档要做到在线归档(就是通过计算终端向网络服务部门的服务器上归档)和卸载归档(就是下载电子文件离开网络、离开计算机，备份在存贮介质上脱机异地归档保管)并存。由于计算机系统、网络、服务器的易瘫痪和易攻击性，特别要长期坚持卸载归档的制度。工作流程自动化环境下，处在纸质文