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会计电算化在应用中需注意的问题 　　【摘要】 文章从企业推行会计电算化实际工作出发,分析了会计电算化的初始化工作,会计电算化财务数据安全,会计电算化的会计档案管理,会计电算化发展方向等问题,指出会计人员需要具备一定的计算机基础知识,掌握基本的操作技能,才能更有利地开展会计电算化工作。 　　【关键词】 会计; 电算化; 应用; 发展 　　 　　随着当今电子技术和信息技术的高速发展,会计电算化将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,将信息技术、计算机技术与会计的原理相结合,形成一套新的会计电算化核算系统。我单位已实行会计电算化多年,通过推行会计电算化的工作,会计核算和会计管理的工作发生了很大的变化。由于使用了电脑,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但计算机系统不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,只有建立和完善内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,为单位的经营决策提供完整的信息,创造更高的效益。企业在推广应用这项工作中,应根据各自单位的实际情况注意以下问题。 　　 　　一、会计电算化会计工作岗位的设置及职责 　　 　　根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统管理员、系统操作员、数据审核员。 　　(一)系统管理员的职责 　　在会计电算化软件的运行阶段,设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。 　　(二)系统操作员的职责 　　负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。操作过程中发现???题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告。 　　(三)数据审核员的职责 　　根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证经各有关人员更正后,再进行审核。 　　 　　二、会计电算化的初始化工作要做好 　　 　　会计人员应掌握一定的计算机基础知识和基本的操作技能。会计从业人员应能够达到会计电算化中级水平,包括计算机操作系统的熟练使用、办公软件的应用、财务软件的实际运用等,尤其是办公软件中的Excel、Word内容对日常会计核算辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。企业实行会计电算化,在建账之初,会计人员应遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法。尤其是会计科目设置方面,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务情况,设置二级科目甚至三级、四级科目,尽可能在初始阶段考虑周全。因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码。我单位在会计电算化的实际应用过程中,充分利用了会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级要增加两位编码,不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能,可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替,这样就能加快会计凭证的录入速度,对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。 　　 　　三、会计电算化财务数据的安全问题 　　 　　(一)完善内部控制制度 　　内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段,是针对每一个上机操作会计软件人员而制定的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等,这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任,但必须对职权不相容的岗位进行明确分工,不得兼任,同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件,不能兼任会计及审核工作;系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。我单位实行会计电算化后,传统的手工核算由计算机核算代替,各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行,保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性,单位建立了相对应的会计电算化内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位,企业原有会计管理体系以及会计人员岗位责任制、账务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都作了相应的修订。明确了岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利