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文件控制和管理程序 1 目的 文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。 2 适用范围 适用于本站质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等； 3.2 技术管理者负责技术性文件的控制和管理； 3.3办公室负责上级下达的和外来的与质量保证体系有关文件资料的交接和归档。资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 3.4 质量主管负责组织“手册”的编写与管理，并具有对“手册”的解释权。 3.5 实验室主任负责“手册”的审核、批准、发布。 3.6 全体人员应遵守“手册”的各项规定并有责任对“手册”提出修改及补充意见和建议。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件 （1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件、质量记录等）。 （2）一般性技术文件（如请示、报告、总结、会议记录等）。 4.1.2外来文件； （1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范、任务等） （2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等） 4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由县站站长主持制订，经中层干部集体讨论后由县站站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，县站站长审批和发布； 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各科的负责人审核后由技术管理者批准。 4.3 文件的编号 所有质量管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号，其编号格式如下： 本单位代号 + 年代号 + 文件分类 + 文件顺序号 本单位代号为YMY 年代号（四位数表示，如2010表示2010年,不必要时可不列此项） 文件分类（质量手册为SC、程序文件为CX、作业文件为ZY、标准文献为BZ, 技术文件为JS,其他类文件可根据需要设定分类号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件、质量记录等）和国家法律、法规、技术标准、企业标准、规范等，属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件（如任务、请示、报告、总结、委托方提供的资料、书籍等）属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1 “质量手册”和“程序文件”为“受控”文本，由办公室统一编号。按发放范围登记发放，领用人签收。 4.5.2办公室资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 4.5.3办公室资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1办公室负责文件资料有效性的确认，各科及资料管理员均有义务跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过实验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由办公室资料管理员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定，并及时通知相关人员。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废。 4.7.2过期作废的文件资料应及时从作业现场收回，防止误用。如需保留一段时间，应有明显“作废”标记，以示区别。尤其在合订本中的有关标准，有效文件和作废文件应予以标明。 4.7.3资料管理员应对作废的文件及时清理, 集中管理。需要销毁的文件应执行本文件的4.8.6条的要求。 4.8文件的归档和保管 4.8.1 所有文件资料由资料管理员进行归档和保管。 4.8.2管理体系文件均应保存适当的期限。保存期限将根据文件的重要程度而定。一般为2～5年； 4.8.3管理体系文件的归档应同时满足《档案管理程序》的有关规定； 4.8.4管理体系文件应安全贮存，防潮、防火、防虫、防遗失，编号登记保管； 4.8.5“手册”是县站的规范性文本和纲领性文件，一般不得外借。各科在业务活动中，确需向有关单位和个人提供“手册”时，须提出书面申请，经县站领导批准后由办公室办理登记，提供非受控文本。本实验室人员借阅文件资料应办理借阅手续；外部人员借阅应经科室领导批准； 4.8.6超过保存期的档