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关于企业办公系统流程优化的探讨 　　摘要:随着信息技术的飞速发展和日趋激烈的商业竞争,企业办公流程优化将人从烦琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心行政事务,可整体提高企业办事效率和对信息的可控性,降低办公成本,提高执行力,使管理趋于完善。 　　关键词:办公系统;流程优化;方案 　　中图分类号:F270.7 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)17-0016-02 　　 　　随着信息技术的飞速发展和日趋激烈的商业竞争,企业已不再满足于独立、零散的办公化应用,企业需要的是协同工作、综合、集成化的解决方案。向管理要效益,通过持续改进提升企业管理水平、提高企业的竞争力,是每个企业都追求的目标之一。管理费用光削减是不行的,需要好好管理。降低管理费用是企业追求盈利增长的基本要素和基本手段,企业要在降低管理费用领域获得最佳实践,就要运用适当的方法,再造办公系统管理流程,以及有效的管理变革。必须决定如何、何时进行集中控制管理,加强共享服务,以及改进工作流程。 　　一、优化办公系统流程的宗旨 　　办公系统流程管理是对办公系统流程进行梳理、分析、完善和监控,通过对办公系统流程的不断优化,有效地降低办公系统管理费用,提高办公系统处理效率,进而提升企业决策反应能力。办公系统流程的核心思想是持续性地流程分析和改进,对办公系统流程的管理实质是管理者依靠人性化的理念、信息化的手段、现代化的方法,以企业管理为中心,通过不断优化企业办公系统,从而提高办公系统资源整合的工作效率,最终实现以企业管理为中心的效益最大化。 　　二、办公系统流程优化的思考 　　(一)办公系统流程优化的重要性 　　相对于核心业务流程,办公系统流程是辅助流程,但是,办公系统流程决非次要地位,办公系统流程涉及面广,合理的办公系统流程能够促进企业更好地实现核心业务流程。否则,容易给企业增加各种负担,造成内耗,影响企业核心业务流程的正常运转。 　　目前,随着我国企业的迅速发展,竞争压力日趋沉重。多数企业只强调以客户为中心的核心业务流程的优化,而忽略以管理为中心的办公系统流程的优化,这是我国许多企业的管理落后于发达国家企业??一个原因。因此,优化企业办公系统流程势在必行。 　　(二)办公系统流程设置的原则 　　企业办公系统流程设置的原则是在为企业各科室提供直接、快速、全面服务保障的基础上,支持、督导各科室日常办公工作,努力为核心业务流程的效益最大化做贡献,为降低企业管理费用获得最佳实践。总之,要将以职能划分的金字塔型层级管理模式改变为以流程导向式的扁平化型的网络型组织管理模式,形成首尾相接、完整连贯的办公系统管理流程,加快内部事务的流转速度和执行力度;全心全意为企业服务,为科室减负,只有这样才能让客户满意,让员工满意,让企业适应市场的变化。 　　(三)办公系统流程优化的设想 　　1.将各处分散的资源融合为一体 　　企业内部及外部办公系统有各种资源,要利用好资源,首先就需要在思维上具有办公系统资源整合的意识,然后从流程上支撑资源整合的实践。从组织纬度看,企业从打破员工间界限,推崇团队分享;打破部门间界限,推崇大力协同;打破企业间界限,推崇共生共赢。此时,设计具体、科学的流程就成为资源整合落地的重要环节,能对企业起到革命性的推动。 　　针对当前办公系统资源存在的分散、重复、浪费和弱小等问题,如何打破系统间的条块分割,将不同的系统、不同的资源整合到一起,实现归并统一、内外互通,这也是将分散在各处或掌握在个人手上的资源、权利等,按新的要求重新进行归类、分配,形成系统工程,确保原有的资源、权利等,得到更有效的使用,以增加附加值,达到企业降本增效的目的。 　　2.将各处并行的工作联系在一起 　　并行工作可以通过减少每个环节的等待时间,提前进行相关问题的协调,从而大大提高整个系统的工作效率。网络是解决由于物理距离造成的信息交流不畅、协商沟通不便的办公瓶颈问题的最佳方式。企业网上办公自动化通过对各办公自动化要素的闭环整合,实现了工作流、信息流、知识流和办公自动化系统的整合管理,提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,实现办公自动化,并进行远程办公或在家办公。 　　提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅,许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。无纸化办公,主要是在内部局域网的基础上建立起来的,通过采用网络互联后,实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率,减轻了工作负担。 　　除了“省力”外,“省钱”也是各企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。网络互联,在不知不觉众为各企业节约了大量资源,削减了巨额办公经费