2014某养老企业物资采购制度.doc

物资采购管理制度 版本号：V5.2 恭和苑养老机构管理有限公司 二零一四年八月一日 目 录 第一章 概述 3 第一条 适用范围 3 第二条 管理目标 3 第三条 职责分工 3 第四条 物资管理工作整体概述 4 第二章 物资档案管理 5 第五条 物资分类管理 5 第六条 物资档案管理 5 第三章 请购制度 6 第七条 请购概念 6 第八条 请购流程 6 第四章 供应商管理 9 第九条 总体原则 9 第十条 招标 9 第十一条 竞争性比价 10 第十二条 现金采购 10 第十三条 补货时的供应商选择 10 第十四条 供应商的管理 11 第十五条 供应商评审 11 第十六条 供货价格管理 12 第十七条 采购档案管理 13 第十八条 OA使用制度 14 第五章 食材批价管理 14 第十九条 食材批价管理 14 第六章 合同管理 15 第二十条 合同会签流程 15 第二十一条 订单下达流程 16 第七章 收货管理 17 第二十二条 收货 17 第二十三条 退换货 18 第八章 结算付款 19 第二十四条 合同付款 19 第二十五条 付款申请 21 第二十六条 现金报销 21 第九章 系统数据权责 21 第十章 其它 22 概述 适用范围 本制度适用于恭和苑养老机构管理有限公司（简称：运营公司、公司）、双井恭和苑、海口恭和苑、慈溪恭和苑、后续建设的其他恭和苑，以及委托运营公司管理的其他养老机构（视同为恭和苑、简称：恭和苑）。 管理目标 1、规范性目标：建立标准化的物资管理流程与机制，减少管理漏洞，提高工作效率； 2、成本性目标：持续积累，逐步形成恭和苑供应商数据库，规范供应渠道，优化供货质量，价格、服务。 3、标准化目标：通过持续的积累，逐步形成恭和苑物资的标准配置，提高物资配置的稳定性。积累物资管理数据，保证数据及时与完整，并对数据进行分析，尤其是对差异点与异常点进行分析，并在此基础上逐步形成标准化成本指标。 职责分工 1、运营公司的职责：制定与评估优化物资管理体系、指导、支持和检查恭和苑对物资管理体系的执行。 （1）制定物资管理制度、流程、标准化表单。 （2）指导、培训物资管理制度、流程、标准化表单的应用。 （3）检查物资管理制度、流程、标准化表单的执行情况，发现问题并及时优化改进。 （4）相关物资数据查询、分析，发现问题并给出解决方案建议。 （5）恭和苑开业前期采购工作的全面支持及执行A类物资采购。 2、恭和苑的职责：执行物资管理体系及B类物资采购。 3、物资类别规定： （1） A类物资：运营核心标配产品，由总部开发供应商进行统一供货和服务，恭和苑只需请购即可。如：软装、标识类、家具、床品、工服、医疗设备、宜老专用设备用品。 （2） B类物资：除A类外的其他物资，供货商引进由当地恭和苑办理，供应评审及新品引进要加签给后台对应的专业部门（例如行政部、信息部、服务规划部）出具专业意见。恭和苑按标准和流程进行采购和结算如：食材、耗材、常规设备等除A类外的其他物资的合同签订。 A\B类物资类别管理职责划分 划分 A类 B类 供应商评审 A类供应商评审由公司采购人员、使用部门、公司财务、主管副总共同评审，通过后发起合同会签流程。 B类供应商评审由恭和苑采购人员、使用部门、综合部、财务部、院长共同评审，通过后发起合同会签流程。 序号 类别 举例： 执行说明 举例： 执行说明 1 物资 运营核心标配类物资，能发挥集采优势，由公司统一标准的。如VI导视标识类、客用家具、软装/灯具/窗帘、床品、工服、医疗设备、公司用IT设备、宜老专用设备等。 公司采购部门主导，使用部门参与评审。 除A类外的其他物资。如食材、厨房设备、工程保安设备、办公家具（含宿舍家具）、电器、办公设备（含IT设备）、办公用品、厨房用品、餐口台布、工程保安用品、装饰物、客房用品、清洁用品、医疗护理用品、娱乐活动用品、纸品、广告/印刷/营销/礼品等。 恭和苑采购人员主导，使用部门参与评审。所有B类物资的供应评审及新品引进要加签给后台出具专业意见。 2 服务 物业外包；园林维护等。 使用部门主导，公司采购部门参与评审。 绿植租摆；化粪清掏；四害消杀；外墙清洗等。 使用部门主导，恭和苑采购人员参与评审。 3 软件 软件 A\B类别的划分标准由公司在经营过程中根据实际情况调整，并下达给恭和苑。 物资分类标准 序号 类别 最新分类 备注 1 A VI导视 固定资产 2 A 客用家具 固定资产 3 A 软装/灯具/窗帘 固定资产 4 A 床品 库存 5 A 工服 库存 6 A 医疗设备 固定资产 7 A 公司用IT设备 固定资产 8 A 宜老专用设备 固定资产 9 A 软件 软件类 10 A