营销档案管理流程.doc

1 目的 保守营销档案机密，维护营销档案的完整性和实用性，规范营销档案管理活动。 2 适用范围 本流程适用于公司营销档案的收集、保管、利用和销毁等环节工作。 3 业务风险 3.1 营销档案管理流程设计不完善，导致档案利用率不高，浪费资源，增加管理成本。 3.2 档案保管员对控制流程理解不够深刻，掌握不充分，运用不恰当，导致营销档案利用率不能达到预期效果。 3.3 档案使用者不能很好地利用营销档案资料，使档案管理不能发挥其应有的作用。 3.4 营销档案保管不善，管理人职工作不细致，使档案资料不能发挥其应有的作用或档案泄密造成公司损失。 3.5 对电子文件档案没有妥善管理、定期备份维护，使电子文件档案遗失、损坏、泄密。 4 管理流程 4.1 营销档案的收集 4.1.1 市场客户部经理指定专人整理及保管营销档案，档案管理员负责对营销档案进行收集、分类、标识、编号、登记等工作。 4.1.2 档案管理员对收集到的资料进行核对，对有皱折、破损、参差不齐等情形的，退还相关人员并要求补充后再重新接收归档。 4.1.3 档案管理员在每半年(2月1日到15日和8月1日到15日)全面清理营销档案，填制“营销档案目录清单”，根据业务授权规定逐级审批后交行政管理分部管理员备案。 4.1.4 行政管理分部管理员按营销档案目录清单清点由市场客户部档案管理员保管的营销档案，签字后输入“档案目录清单”。 4.1.5 行政人事部经理牵头，由行政管理分部和市场客户部参加，每年2月底集中力量对全公司上年度的营销档案清单进行全面整理。 4.2 营销档案的保管 4.2.1 由行政人事部按《办公用品管理流程》给市场客户部配备带锁的档案保管专用柜，档案管理员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。 4.2.2 行政管理分部管理员和业务经理与市场管理部档案管理员和业务经理每半年对档案保管状况进行一次全面检查，并对档案进行适用性评审，填报“营销档案检查及评审登记表”，根据业务授权规定逐级审批。 4.2.3 档案管理员应与行政人事部签订《保密及竞业限制协议书》，严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。 4.2.4 档案管理员调动工作时，必须按《职工聘用及离职管理流程》办理交接，将所保存的档案数量、状况详细交待清楚，办好交接手续后，方可离职。 4.3 营销档案的利用 4.3.1 因公事需要借阅营销档案的，借阅人填写“营销档案借阅登记表”，根据业务授权规定逐级审批后,交档案管理员。 4.3.2 档案管理员签署意见后将营销档案借阅登记表按业务授权规定逐级审批。 4.3.3 若本公司职工确因工作需要外带，需办理档案外借手续，或者经档案管理员严格核查外单位有关人员身份证件、介绍信等资料后外单位借阅营销档案的，档案管理员根据业务授权规定逐级审批。 4.3.4 档案管理员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证。借阅档案者一般仅供在档案管理员处阅看，对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失、泄密。外单位有关人员抄摘内容也需经市场客户部经理同意、审核后方能带出。 4.3.5 如借阅期满仍未用完，应按调阅程序重新办理借阅。 4.3.6 档案交还时，档案管理员须当面查看清楚，并在“档案借阅登记簿”（表格见《财务档案管理标准》）上登记，在如发现遗失或损坏，应及时报告市场客户部经理。 4.4 营销档案的销毁 4.4.1 销毁前档案管理员填写“营销档案销毁审批表”，根据业务授权规定逐级审批。 4.4.2 市场客户部业务经理作为销毁人，执行销毁营销档案，行政人事部经理作为监销人，执行监销档案，并由档案管理员（保管员）、市场客户部业务经理(销毁人)、行政人事部经理（监销人）签字确认。 4.4.3 档案管理员将已销毁的档案在营销档案目录清单“备注”栏注明“已销毁”字样和销毁日期。 4.4.4 行政管理分部管理员将已销毁的档案在档案目录清单“备注”栏注明“已销毁”字样和销毁日期。 5 管理流程图