MVIP-SA-19文件及记录控制程序.doc

制订单位 行政部 制 订 审 核 批 准 版 次 印章 未经书面许可，严禁随意复制 修订页/ Revision page 版次 修订日期 修订内容描述 备注 目的 确保社会责任管理体系有效运行，各部门皆能持有最新发行的控制文件执行各项作业。 范围 适用于本公司社会责任管理体系文件、记录、外来文件的控制。 3. 职责: 见4.1 4. 工作程序: 4.1 文件审核、核准权限 代号 文件类别 审核 批准 SAM 管理手册 管理者代表 总经理 SAP 程序文件 管理者代表 总经理助理 SAS 作业指导书 部门经理 管理者代表 SAR 表 单 附随于SAP或SAS被审核、核准 4.2 文件发行、分发 文件核准后，文件控制员在文件首页填上制订部门、文件编号、版次、发行日期，并将发行记录登记于《文件一览表》。 4.3 文件编号、版次之规定： a 社会责任管理手册； b 程序文件； c 作业文件； d 表格。 4.4 文件使用保管维护 a 控制文件持有人负责更新每次文件变更，并将失效文件交给行政部，行政部须于《文件发放一览表》上签注收回日期。 b 控制文件持有人应将文件存放在安全处所，防止文件遗失及污损。 c 控制文件持有人未经核准，不得擅自复印、涂改文件。 d 控制文件之使用适用于该文件适用范围。 e 任何作业必须遵守控制文件之规定。 f 作废与参考文件不得作为实施作业控制之依据。 g 各控制文件持有人依《文件一览表》鉴别其控制文件之最新版次。 4.5 文件变更申请 a 文件变更申请人于《文件更改申请表》上填好资料，附上修订资料，由原文件制订部门提出申请。 b 文件修改的内容需在文件更改记录中清楚的记录下来。 c 文件变更的审核、批准，如未有特别指定，文件变更之审核、批准须由原始审核与核准之部门执行。 d 文件作废、变更及过时之文件应填写《文件销毁申请表》经核准后，由行政部负责销毁，避免新旧版本之混用；作废文件仍有参考价值时可以保存，但应盖[作废章]以识别。 4.6 记录的管理 4.6.1记录的形式：本公司记录以书面的表单或电子表单的形式记录。 4.6.2记录的填写 a 从事各种活动的人员要按发布的《记录一览表》中相应表格进行使用。记录时，字迹 清晰、内容完整、数据要真实，并有日期和签名等。 b 不得使用易擦去的铅笔等书写工具作记录，需长期保存的记录必须使用钢笔、圆珠笔等不易褪色的书写工具记录或复印存档。 c 不得随意涂改记录。确需修改时，将需修改的文字圈起或划去，在旁边填写正确内容，更改人应在更改内容旁签名或盖章确认。 4.6.3记录的归档保存 a 各部门都要指定人员负责管理记录，记录分类整理归档，并编制目录，方便查阅。 b 记录应妥善保管，保持适宜的储存条件，防止记录损坏、变质或丢失。 c 各职能部门设置专柜、专架对记录进行贮存。在贮存期间,各职能部门要做好防损坏、防霉、防火、防虫鼠等措施。 4.6.4记录的查阅 借阅记录应经记录保存部门主管同意。借阅记录应妥善保管，防止损坏和丢失，阅毕及时归档。客户有要求时，可经总经理核准，管理者代表负责将客户要求的记录提供给客户或其代表查阅。 4.6.5记录保存期 a 各种记录的保存期限随实际情况而定，由行政部于《质量记录一览表》中规定。 b 超过保存期的各种记录，由各部门定期汇总，部门主管确认后报备行政部，按行政部核准意见处理 。 5. 相关记录: 5.1记录一览表 5.2文件一览表 5.3文件更改审批单 6.相关文件: 无 森泰纳米科技（深圳）有限公司 文件编号: MVIP-SA-19 文件及记录控制程序 生效日期：2016-07-01 页码：第1页 共5页