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高校电子档案管理存在问题和对策探讨 　　摘要：本文介绍了电子档案的特点，分析了目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题，提出了高校电子档案建设的具体措施，供大家参考。 　　关键词：电子档案信息化 学籍管理 　　1前言 　　 电子档案是人类信息化进程的必然产物，高等院校由于办公自动化的进一步发展，过去用纸墨形成和传递的教育部门公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，现在都可以用电子计算机进行处理， 由此产生了电子档案。目前， 电子档案管理电子化对高校来说还是一个新课题，尽管各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化的处理，加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着本质区别，电子档案主要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，必须依赖于电子环境才能打开识别和阅读其信息。同时，电子档案的长期保存，还需要有不断更新的技术和设备作保障。因此，如何保证这些档案资料的有效性、原始性、真实性越来越引起人们的重视，也给档案管理部门及人员提出了新的挑战。 　　2电子档案的特点 　　 （1）电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，并以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。 　　 （2）对计算机系统的依赖性。电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码；二是硬件；三是软件；四是技术设备更新。 　　 （3）快捷性、共享性、高密度性。电子档案可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子档案进行组合分电类。而且，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值 　　 （4）稳定性及安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，因此，它较纸质档案的稳定性差。电子档案极易失真，在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误，即会导致档案信息错误。 　　3 目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题 　　 现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。随着每年数据的更新，过期数据应按信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。 　　 (一)管理手段落后和模式陈旧 　　 目前，仍有部分高校电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时代发展的需要，阻碍了工作效率的提高和教育事业的发展。 　　 (二)忽视档案管理队伍建设和人员培训 　　 高校档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了档案管理队伍的建设，档案管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并随着学分制的实施，加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时代发展对高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到高校电子档案管理领域。 　　 (三)对电子档案的保存、保管利用的技术不足 　　 纸质档案的裁体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。此时高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者；档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。 　　 (四)信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平 　　 从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。 　　 档案文件的电子化，网络化已经成为档案要素的大趋势。因此如何完善管理制度，实行规范管理。如何充分利用计算机网络，将电子档案的