供应商撤场、转场作业流程.ppt

供应商撤场、转场作业流程 人事部培训讲义 一、供应商撤场操作流程 1、流程图： 2、流程说明： 本流程操作责任人： 采购部：品类采购员、采购部经理； 各分店：柜组组长、理货负责人； 财务部：财务负责人； 电脑部：电脑部主管；物价部主管； 流程说明： 1、撤场申请： （1）提出方式一：供应商向采购部出具加盖有效公章的《撤场申请》，采购部要求品类采购员对供应商提交的《撤场申请》进行审核。 （2）提出方式二：品类采购员 根据供应商在我公司的综合销售等情况向采购部提出申请要求供应商撤场。 2、申请报批：品类采购员将《撤场申请》传本部门采购经理审批。流向如下： （1）同意撤场则需填写《撤场/转场审批表》（见附件二）并通知供应商必须按合同条款承担空库存； （2）不同意则请品类采购员进行谈判协商保留。 3、填写《撤场/转场审批表》：品类采购员填具一式二联《撤场/转场审批表》 采购填写注意事项： （1）注明相关品类采购员、所属部门、销售性质、供应商名称、供应商编码、品类采购员意见。 （2）在品类采购员意见栏中一定写明撤场原因；一定注明所操作撤场为该供应商全部撤场或者某某系列商品撤场或者部分条码商品撤场，如果为部分产品撤场，要求一定附撤场商品条码明细。要求注明退货地为各分店。 供应商填写要求事项：（品类采购员监控） （1）委托代理人、电话、供应商意见。 （2）加盖申请撤场的供应商公司有效公章。 4、核对往来帐目及进行排面调整： （1）财务核对基本往来帐：采购员持《撤场/转场审批表》到财务部核对基本往来帐目，由财务部在《撤场/转场审批单》出具意见、签字确认，然后再传回采购员。 财务部填写注意事项： 要求填写供应商的相关财务情况：交款、扣款、帐余等，出具财务角度是否同意撤场的意见，并签名确认。 （2）采购部进行排面调整：采购部通知品类采购员对因该供应商撤场而产生的空缺排面进行调整，向排面行政部提交调整方案。 5、报批： 品类采购员将《撤场/转场审批表》及排面调整方案图交采购部经理、总经理报批。 6、专柜类供应商撤场： 财务部留存《撤场/转场审批表》第一联，专柜供应商持《撤场/转场审批表》第二联至各分店办理撤场手续，并由防损员登记备查。 相关规定： 专柜供应商撤场传财务部审批时，一定要先缴清欠租及费用，才能签字确认。 7、通知撤场：采购员将经过总经理审批过的《撤场/转场审批表》{非专柜类}交财务部，由财务部发送《退货撤场通知/处理单》（见附件三），并通知分公司电脑部进行供应商商品的暂停订货。 8、盘点退货： （1）各分店在接到财务部撤场通知后按照规定三天内盘点撤场供应商的所有要求撤场商品，财务部及防损部进行抽盘；各分店收货员需要清点撤场供应商所有需要清退的商品及残次品； （2）商品撤离卖场后，各分店按照调整后的排面图进行排面调整。 （3）相关规定： 公司关于撤场后各分店再盘出已清退商品的处罚规定：金额在1000元以下的由分店柜组相关负责人按责任大小分担全额购买；金额在1000元以上的商品调卖场销售，处理相关责任人500元以上赔偿金。 9、反馈：各分店柜组长填写《退货撤场通知/处理单》并回复给采购部及财务部。 10、供应商退货：财务审核退货单。采购员与供应商联系在七日内必须退货，正常商品与残次品一起清退。各分店收货员在供应商退完货后马上通知采购部及财务部 “供应商已经退货完毕”，财务部即可与供应商进行对帐，采购员即可进行空库存的谈判。 11、对帐：财务部在对帐后出具《转/撤场供应商会计资料表》{见附件四}，注明空库存及帐损额传采购部。 12、洽谈：采购员与供应商对空库存及帐损进行洽谈，在一周内形成处理方案 13、处理电脑库存：财务结算部与供应商对帐结款。 a、采购员与供应商达成一致方案后传至财务部。财务部与供应商结款并传单至公司电脑部做空库存处理。 电脑部清除库存并冻结供应商。 b、与供应商协调不一致则上报采购经理，并报公司总经理审批决定是否将空库存挂供应商往来。 c、处理供应商库存差异及付款时，财务部若发现异常应立即以书面形式通知采购部，采购部派专人与供应商沟通协商并将沟通信息即时反馈财务部，尽量避免法律纠纷。 附件1 撤场/转场审批表 附件2 退货撤场通知/处理单 退货撤场通知/处理单 各分店： 兹有▁▁▁供应商现需办理退货撤场手续，请各部接本通知后于三个工作日内办理完毕清货退货手续。请电脑员做供应商商品的暂停订货。 财务部：▁▁▁▁