秘书资格考试技巧心得：文秘人员会议管理招.docVIP

秘书资格考试技巧心得：文秘人员会议管理101招 　　●使会议开得卓有成效 　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 　　1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 　　2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 　　3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 　　4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 　　5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 　　7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 　　8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 　　9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 　　10.信息要加以选择，避免过多。 　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 　　12.通过限制网上会议时间使会议完善。 　　13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 　　14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 　　15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 　　16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 　　17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 　　18.会前先拉几个盟友。 　　19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 　　20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 　　●会议准备 　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 　　21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 　　22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 　　23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 　　24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 　　25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 　　26.任何议程变动都必须通知主持人。 　　27.议程要尽可能短小简单。 　　28.尽量将议程限制于一页纸上。 　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 　　30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 　　31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 　　32.必须将电话转移出会场。 　　33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 　　35.要找个确保没有干扰的会场。 　　36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 　　37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 　　38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 　　39.座位之间应有一臂长的间隔。 　　40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 　　41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 　　42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 　　43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 　　44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 　　45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 　　46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 　　●出席会议 　　一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 　　47.会前拟出自己的发言稿。 　　48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 　　49.要保持积极的脸部表情和音调。 　　50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 　　51.开始发言前先作深呼吸。 　　52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 　　53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 　　54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 　　55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 　　56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 　　57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 　　58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 　　59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 　　60.必须按照议程顺序作会议记录。 　　61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 　　62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 　　63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 　　●主持会议 　　每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 　　64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 　　65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 　　66.尽量于会前认识新来者。 　　67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 　　68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 　　69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 　　70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 　　71.要制止支流辩论和私下交谈。 　　72.请发怒的与会者谈谈