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采购-付款业务中舞弊风险预防(下) 　　买方市场导致企业采购-付款业务变成了舞弊风险的高发区。上期笔者介绍了企业实践中为应对采购-付款业务环节舞弊风险的一些具体方法，如组织牵制法；多家询价、集中供应、利益冲突回避等。本期笔者将就介绍其他预防舞弊方法与读者展开讨论。 　　 　　企业采购与付款循环从实践的角度看，在供应商开发、签订采购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款这六个环节中每个都有其关键控制点。找到关键控制点并实施有效监控是确保预防舞弊风险的重要因素。 　　 　　招标采购中的“预后”措施 　　 　　企业为了降低采购成本，防止独家采购中的舞弊风险，通常会对大宗采购实行公开招标。招标采购主要用于供货商开发环节，为此企业应当对招标采购进行程序化管理。但是一个有趣的现象是，管理层为了预防某种舞弊风险而制定某个管理规定时，这个管理规定同时又会成为舞弊风险的高发对象。招标采购政策就是典型的例子。招标采购可以在一定程度上预防独家采购的风险。但是招标过程又成为舞弊的高发区。类似的ERP系统和OA办公自动化管理系统等也都具有这样的特点。这一点要特别引起注意并设计相应的“预后”措施。 　　如同时针对内部人员和外部供应商的约束性措施――供应商阳光协议。所谓“阳光协议”就是指由企业和外部供应商之间签署的，为了预防企业内部人员和供应商业务人员之间出现灰色交易的书面约定。这个协议要求供应商必须严格遵循商业道德，在公开、公正和公平的条件下和企业业务人员进行沟通。阳光协议将事先对供应商和本企业交往的行为进行规范。如果供应商采取不合法或不符合商业道德的手段处理与企业的业务，则企业将对该供应商实施相应的制裁。这里包括但不限于降低采购数量、予以批评处罚，直至取消其投标资格或供应商资格。 　　作为负责任的企业，应当从政策上规定，所有列入供应商清单的企业都必须签署阳光协议。阳光协议应当定期调整并列入供应商档案之中。凡是拒绝和企业签署阳光协议的供应商，将考虑取消其供应商资格。阳光协议中通常也会公布企业舞弊案件举报中心联系人和通讯方法。当供应商发现企业业务人员对其提出非法利益要求时，可以向该举报中心进行举报。阳光协议的有效范围将包括签署采购合同、下达采购订单、货物验收以及支付货款等各个采购环节。 　　 　　集中采购政策 　　 　　企业一方面要求通过建立组织牵制对采购业务实行多头介入，但同时又必须规定集中采购政策。确保所有采购尽可能集中由采购部负责办理。企业应当明确规定，所有采购合同必须统一由采购部负责签署。 　　在实践中，许多企业并没有完全做到这一点。一些企业将采购业务进行分割，导致经办采购业务多元化。例如设备采购、办公用品采购、工程改造项目采购、电脑软件采购等，进行分割，全部交由设备部、IT部门或行政部门各自办理。这种多头采购的结果非常容易产生舞弊风险。对于涉及到一些具有高科技、技术性要求很高的设备和备品配件采购，尤其容易产生失控现象。 　　集中采购的核心要点是:由采购部代表公司统一签署采购合同。涉及高科技、专业性极强的设备或工程项目的采购，采购部应当组织相关部门专业人员共同参加合同谈判，但采购合同的主管部门必须是采购部。针对一些非常小的零星采购，确实无法做到集中由采购部办理的情况，也应当由采购部授权其他部门办理采购。例如零星办公用品、普通软件产品等。对于大型集团公司来说，更应当根据实际条件尽量采用集团统一采购的办法对大宗物资实行统一采购。这样做一方面可以有效降低采购成本，同时也可以预防各自为战在采购中形成的舞弊风险。当然集团统一采购也应当制订严格的采购控制程序。 　　 　　制订严格的采购合同审核程序 　　 　　企业在制定统一采购政策后，同时应当制订一套规定采购合同的内部审核程序。采购合同内部审核程序应当根据不同的采购事项和金额等情况分别确定不同的审核环节。 　　设备采购、单项大宗原材料采购、年度采购、外协加工采购、工程项目采购等，需要确定不同的审批环节。设备采购等涉及技术性要求高的项目，应当有专业工程师对技术条款进行审核；复杂的大型安装项目甚至需要聘请外部专家参与审核；外包合同需要有相关部门业务人员进行审核；重大采购合同需要有内部法律顾问审核；所有合同均应当接受财务部的审核等等。总之采购合同中的技术条款、商务条款、纠纷处置条款和付款条款应当分别由不同的部门负责审核并提出纠正意见。采购合同内部审核程序除了预防与供应商之间产生的外部风险外，同时也具有预防内部采购业务人员的舞弊风险。 　　 　　外包业务 　　 　　当市场化、专业化、信息化和全球化达到一定高度后，为了更好地配置资源，提高效率，许多跨国公司都在开展各种外包业务。外包业务的原意是为了提高公司运营效率，降低成本，将一些非核心业务交由专业公司去做。