(《计算机应用基础》实践技能训练与案例分析)第6章办公管理应用案例分析.ppt

6.1 公?文?的?制?作 1．目的与要求　　通过对公文案例制作过程的学习，掌握同类文档的制作。　　2．案例分析与实现方法　　在企事业单位工作的文秘职员，办公时可能会经常遇到处理公文之类的工作，这些文档往往有严格的格式要求，有时可能会感到比较棘手。本节以一个年终总结报告的编排方法与步骤为例，来阐述公文的制作。 　　1) 完成《2006年度工作总结》的初稿、审稿、定稿　　初稿由文秘来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本书介绍之列，故省略。 　　2) 合理设置页面、字体、字号　　由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档(《2006年度工作总结》定稿)，首先选中文字，单击“格式”工具栏中的“字体”，打开“字体”对话框，在“字体”、“字号”下拉框中，分别对标题和正文字体进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。 　　在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.1所示的“页面设置”对话框。　　在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，方向设置为纵向；单击打开“纸张”选项卡，将纸型设置为16开(通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍旧使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面)；最后，进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。 　　提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，在“格式”菜单中的选择“字体”选项，打开如图6.2所示的“字体”对话框，将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，单击对话框左下方的“默认”按钮，单击“确定”按钮即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。 图6.1 设定页边距 图6.2 将常用的字体、字号设为默认值 　　3) 利用“边框和底纹”命令制作发文红线　　公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单地说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，制作发文红线的方法如下：　　(1) 在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项，打开如图6.3所示的“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡，分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置。 图6.3 “边框和底纹”对话框 　　(2) 单击“横线”按钮，打开如图6.4所示的“横线”对话框，选择第一种线型，单击“确定”返回，在右键单击所画横线弹出的如图6.5所示的快捷菜单中，选择“设置横线格式”选项，在打开如图6.6所示的“设置横线格式”对话框的“高度”栏，将线型高度设为“1.5磅”；在“颜色”栏中选中“使用纯色(无底纹)”复选框，打开右侧颜色设置框的颜色面板，从中选择“红色”，效果如图6.7所示。 图 6.4 “横线”对话框 图6.5 快捷菜单 图6.6 “设置横线格式”对话框 图6.7 发文红线 　　提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“〔〕”设置成快捷方式。具体办法是：在“插入”菜单中选择“符号”选项，打开如图6.8所示的“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮。　　打开如图6.9所示的“自定义键盘”对话框，将其快捷键设置为“Ctrl+1”，单击“指定”按钮，完成快捷键设置。 图6.8 “符号”对话框 图6.9 “自定义键盘”对话框 　　依照此方法把六角括号的右半边“﹞”设置快捷键为“Ctrl+2”，这样以后每次处理公文时就不用进入“符号”对话框进行查找了，只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括号的输入(注：也可设置为你所熟悉的快捷键，更容易操作)。 　　4) 利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称　　一般来说，单位发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。在“格式”菜单中选择“中文版式”菜单项中的“双行合一”选项，打开如图6.10“双行合一”对话框。 　　输入单位名称(如：陕西省西安市网络技术研究所)，先输入需要合为一行的文字(陕西省西安市)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。而后输入剩下的文字(网络技术研究所)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字