(《计算机应用基础》实践技能训练与案例分析)第8章商务应用案例分析.ppt

　　　　　8.1 销售统计表的制作　　1．目的与要求　　通过该案例的制作过程的学习，掌握Excel函数、分类汇总、数据管理等技术与技巧。 　　2．案例分析与实现方法　　1) 案例说明　　在公司与企业中，通常使用表格来记录日常的业务往来，常见的有销售记录表、发货记录单、库存表、出车登记表等等。这些表格记录着每一笔业务的详细信息，以本案例中的原始销售记录表为例，它记录着公司的销售信息，包括销售日期、商品、品牌、型号、单价、数量、金额及销售人员等详细信息，如图8.1所示。 图8.1 原始销售记录表 　　本案例中，原始销售记录表的制作不是我们的重点，我们的重点是分析统计原始销售记录表，从而为我们的决策提供依据。例如，查找筛选某品牌的销售明细情况、统计某商品的月销售量、统计比较销售人员的销售额等。通过Excel提供的排序、筛选、分类汇总及数据透视表等功能，可以轻松地实现上述目标。 　　2) 制作过程　　在Excel中，要对数据进行排序、筛选、汇总等操作，离不开一个对象——数据清单。所谓数据清单，是指工作表中包含相关数据的一系列数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。如本案例中创建的“销售记录表”，就是一个数据清单。在Excel中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，其中数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志(标题)是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。在工作表中，建立数据清单应注意遵循下列准则： 　　① 每张工作表只使用一个数据清单，避免在一张工作表中建立多个数据清单。某些清单管理功能如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。　　② 将类型相同的数据项置于同一列。在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。　　③ 使数据清单独立于其他数据。在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于Excel检测和选定数据清单。 　　④ 将关键数据置于清单的顶部或底部。避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在中文Excel 2003筛选数据清单时可能会被隐藏。　　⑤ 显示行和列。在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。因为，如果清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。 　　(1) 制作原始的销售记录表。这里创建的销售记录表实际上就是以数据清单的格式来创建的，包含编号、销售日期、商品、品牌、型号、单价、数量、金额及销售人员等列，而每一笔销售记录就作为数据清单的一行。具体操作步骤如下：　　① 新建一个Excel电子表格，将其保存为“销售统计”。　　② 在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图8.2所示的“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡中将纸张大小设置为A4，在“页边距”选项卡中将左、右页边距设置为0.9厘米，纸张方向设置为纵向。 图8.2 “页面设置”对话框 　　③ 参照图8.1依次输入表头标题、列标题及所有销售记录，这里“金额”是通过公式(金额=单价*数量)计算出来的。　　④ 首先单击表格中任一数据单元格，然后在“格式”菜单中选择“自动套用格式”选项，打开如图8.3所示的“自动套用格式”对话框，在样式列表框中选择“序列2”样式，单击“确定”按钮，返回工作表，此时表格套用所选样式的格式。 图8.3 自动套用格式 　　提示：在Excel中内置了典型的单元格区域样式，包括字体大小、图案、边框和对齐方式等，通过“自动套用格式”功能，可为表格直接套用这些内置样式，从而实现快速格式化。　　⑤ 将当前工作表“Sheet1”重命名为“销售记录表”，并删除多余的工作表“Sheet2”和“Sheet3”。　　到此，原始的销售记录表制作完毕。 　　(2) 利用记录单管理原始销售记录。在Excel中，除了可以在工作表中编辑查看数据外，还可以使用Excel提供的“记录单”工具来进行，特别是当数据清单中的数据较多时，使用“记录单”对话框就显得轻松多了。使用“记录单”对话框，可以方便地在数据清单中进行浏览、输入、编辑、查找和删除等工作，具体操作步骤如下：　　① 选中数据清单中除总标题外的所有数据单元格。　　② 在“数据”菜单中选择“记录单”选项，打开如图8.4所示的“销售记录表”对话框。 　　③ 从“销售记录表”对话框可以看出，数据清单上的每一行对应一条记录，每一列对应一个字段，列标题作为字段名称存在“销售记录表”对话框中。在“销售记录表”对话框左上角显示的“1/30”表示共有30条记录，现在显示的是第1条。　　④ 单击“上一条”和“下一条”按钮，或直接移动滚动条，可以浏览工作表中的各行记录。　　⑤ 单击“