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第12章：办公室主任职责标准 办公室主任管理文件 三、参谋职责的类型 在领导决策的全过程中，办公室主任的参谋职责是十分重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能可以分为这样三种类型： 1.“顺向”参谋 “顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。 2.“逆向”参谋 “逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋”。 3.“侧向”参谋 “侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。 办公室主任管理文件 第三节 管理职责 管理职责是指办公室主任在对单位行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室主任的管理职责主要有五个方面。 一、文书管理 文书工作是单位日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。国家机关的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室作为单位的综合办事机构和枢纽机构，理所应当承担文书工作的主要任务。一般来说，办公室内部均设有秘书处(科)、资料处(科)、机要室、文印室、收发室等；分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级国家机关制定的机关公文处理办法，结合本单位的具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压、贻误工作。 二、信息管理 办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。严格地说，各单位的信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”而且十分重要，需要办公室主任予以特别重视。所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。在这种情况下，办公室主任应从三个方面对信息工作进行管理。 办公室主任管理文件 1.加强对信息网络的管理 目前，在一些领导机关的管辖区内，已基本形成以该机关办公室的信息机构为中心，包括下级、同级各办公室信息机构在内的信息网络(当然，该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心)。办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处(科、组)的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用。其次，还要注意对整个网络的管理。如健全制度，对下级、同级及其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等。 2.加强对信息传输方向的管理 信息传输的方向如何，即与领导决策的需求是顺应还是相逆，这是办公室主任应当加以控制、管理的。领导决策所需的信息可概括为两种类型。一是：“追踪型信息”，即指领导决策形成并付诸实施以后，通过“跟踪追击”迅速反映实施范围以内的有关动态；二是“超前型信息”，即指领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的“资料信息”，或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的“信号性信息”。这些信息都是与领导的需求相适应的，信息的传输方向是对头的。 3.加强对信息层次的管理 信息可分为两个层次：初级层次，即直观性地反映事物动态的信息；高级层次，即全面反映事物概貌，深入反映事物本质及其运动规律的信息。前者往往主要回答“是什么”，后者则要进一步回答“为什么”。领导决策对这两个层次的信息都是需要的，办公室主任对此管理，首先要管“数量”，经常进行调节、控制，防止高层次信息过少(现在不少地方存在这一问题)。同时也要注意防止初级层次信息发生“短路”现象。其次要管“质量”，对初级层次的动态信息要力求既快又准；对高级层次信息要力求既准又深。 三、机关财务管理 行政事业单位财务是国家机关和事业单位在完成行政任务和业务计划中有关经费的领拨、运用、缴销、管理和监督等经济事务，它是国家财政的重要 办公室主任管理文件 组成部分。行政事业单位财务大致包括财务计划、会计核算、财务管理、审核监督等方面的内容。其基本职能是：按照国家的方针政策，对行政事业经费进行分配和监督，从资金上保证机关工作任务的完成和各项业务活动的开展。办公室主任在加强机关财务管理方面发挥着重要的作用，它主要通过合理安排和执行预算、指导、督促各有关部门开源节流、合理组织收入，加强财务监督，维护财经纪律，保证机关工作任务的顺利完成。 四、人事管理 任何事情都是通过人去做的，办公室主任既要管“事”，就必须要管“人”，做到“管人”与“管事”的统一。为此，办公室主任就应该选好人、用好人、做到知人善任。从选人的角度看，办公室主任应当亲自主持或参与对办公室工作人员特别是骨干人员的选拔、调入。要