冰箱传播计划报批流程.pptVIP

分公司财务人员对传播费用的管理责权及注意事项 一．财务人员对传播费用的管理责任 ◆负责建立维护本分公司传播项目价格档案； ◆负责依据总部批准的计划和价格档案，对合同的价格、合同内容是否全面、付款条件、违约责任进行事前审核； ◆负责依据公司相关招标管理规定，参与、监督招标工作； ◆负责该分公司传播费用的资金需求计划的申报； ◆负责传播项目合同费用的事后结算审查与支付。 二．财务人员对传播费用的管理权利 ? ?◆广告合同的事前复审权和事后结算的审查权； ◆传播项目招标的参与、监督权。 ? 三．分公司价格档案的建立、维护与应用 ◆详见《整合传播部价格与招标管理规定》，有关价格档案的格式和具体内容，由整合传播部综合管理科在下一步工作指导计划中来明确。在分公司价格档案未建立起来之前，以《科龙集团分公司传播项目价格上限》参照执行。 四．分公司招标的参与、监督管理 ◆详见《整合传播部价格招标管理规定》 五．传播合同的事前审核 ◆在《科龙集团传播费用与合同管理规定》中规定，本分公司的合同签定之前，经办人必须先填写《科龙集团分公司合同审批表》，分公司传播科科长审核，分公司财务主管复审，分公司经理批准，方可签定。 ◆财务主管对合同审批应从两个方面：其一是从合同的价格、付款条件、违约责任、合同内容是否全面四个角度来把关；其二是从这份合同的项目及预算是否已获得公司的批准，对应分公司报批计划来把关； ◆以上两点至关重要，它是财务人员为公司把好费用关的关键之所在。为了规范合同的管理，整合传播部将印刷标准合同，事前审时，要求传播人员使用标准合同报批，标准合同不能含盖的项目可例外。标准合同待印刷完成后另下发。 六．资金计划 ◆根据公司财务管理部的要求，由分公司传播科根据每月的费用管理台帐，填报资金计划表，需附明细给财务主管，由财务主管汇整其它资金计划一起报财务管理部。 ◆每个分公司的传播费用的资金计划，在总部，由财务部转给整合传播部审核，整合传播部将对应分公司传播科上报的费用管理台帐和年度、季度、月度费用计划的情况来审核。 ◆分公司传播科必须按《科龙集团传播费用与合同管理规定》的时间与要求，将台帐上报给整合传播部。 七 合同的事后审查结算 （一）合同审查 ◆合同要求是原件，一份由财务存档，一份由分公司传播科存档。 ◆合同应附有执行前已经审批完成的《科龙集团分公司广告合同审批表》和总部批准的计划。 ◆合同应有经办人、传播科科长和分公司经理的签名，否则不付款。 ◆合同实际结算费用应不超出合同的总金额。 ◆合同内容应该全面，特别是开户行、帐号、单位全称、联系电话，必须准确清晰。 ◆合同必须要有编号。 （二）附件证明材料 ◆电视广告：媒体的播出通知单，报价单，第三方监播证明，监播证明从2001年3月1日以后由总部品牌管理科定期寄给分公司传播科。 ◆报纸、杂志广告：公司已经批准的媒介计划，该媒体的刊例价格表、样报或样刊。 ◆电台广告：该媒体的报价单，播出证明和录音带。 ◆网络广告：该媒介的报价单，播出证明。 ◆记者稿酬：样报及结算清单。 ◆记者礼金：礼金登记表（或会议签到表）。 ◆现场活动：现场活动的全景照片（如现场活动中有舞台、背景板、定飘、拱门、演出团、乐队及器材、展台展板、巨幅、条幅、抽奖箱、伞蓬，都必须反映出来）前期的预算价格表，后期的结算清单，演出团人员或临时促销人员的工资签收表；巨幅、条幅的发布费应有工商、城管或相关管理部门的收费凭证。 ◆制作：实物照片，验收报告、制作工程的预算表、决算表，如需招标比价的应附招标比价资料；需特制的礼品，应有礼品分配表。 ◆场地租金：现场活动的场地租金，公司已经批准的计划，相应活动的照片、第三方收费凭证。 ◆赠品购买（含现金奖）：照片样品；验收报告；赠品分配计划，赠品单价20-50元需赠品发放登记表，51-100元赠品发放登记表与购机发票复印件，100元以上需赠品发放登记表、购机发票复印件和身份证复印件；财务人员需根据登记表电话进行普查或抽查；招标比价的应提供相关资料。 ◆团队佣金：指乐队、临时促销员、广告公司出差的服务人员。工资签收单，现场活动照片中应反映出团队的作业状况。 （三）票据 ◆发票要真实，不过期，并加盖财务专用章或发票专用章。 ◆继续使用的过期发票，要有税务机关开具的证明。 ◆发票不得进行涂改，除金额大写之外的涂改处要加盖与发票章相同的公章进行确认。 ◆商业单位代垫的广告款，商业单位出具抬头为“广东科龙电器股份有限公司”的收据，并附执行单位抬头为“代垫商业单位”的发票复印件。发票复印件开具日期要在代垫收据开具日期之前。 ◆若与我公司发生直接关系，对不同的单位和项目发票的要求如下： ①广告公司：关于媒介的部分可开具广告业专用发票，其它如咨询、调查、策划等 可接受服务性发票。