8号令11处“重要”和“一般”之我见.docVIP

8号令11处“重要”和“一般”之我见 摘 要：文章对国家档案局第8号令附件《文书档案保管期限表》11处“重要的”和“一般的”（文件材料）进行了简略的分析，谈了作者自己的认识。关键词：文书档案；保管期限；重要的；一般的；永久；30年；10年2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署国家档案局第8号令，公布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，其附件《文书档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》）共有11处“重要的”和“一般的”（文件材料）字眼。如何区分这11处“重要的”和“一般的”（文件材料），是归档文件整理当中非常棘手的一个实际问题。笔者不揣浅陋，谈点个人认识。1 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料《保管期限表》第7条，将“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。而《河南省档案局关于学习宣传贯彻国家档案局第8号令〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（豫档文〔2007〕23号，以下简称《豫档23号文》）将“一般的”定为10年保管。笔者认为，区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”，关键在于上级机关、上级领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度。一般来说，党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属于“重要的”，可定为永久保管；省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属于“一般的”，可定为30年保管。另外，还可以从文件材料的类型上区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”。一般来说，“重要的”包括上级机关、上级领导视察的照片、题词、讲话录音、录像等文件材料，可定为永久保管；“一般的”包括上级机关、上级领导出访通知、日程安排、接待工作总结等文件材料以及本地区、本机关的汇报材料，可定为30年保管。应当强调指出的是：在实际执行这一条款时，不能仅凭上级机关、上级领导的行政级别就盲目下结论确定此类文件材料是“重要的”还??“一般的”，而要具体情况具体分析，既要考虑上级机关、上级领导的行政级别，又要考虑上级机关、上级领导检查、视察事由的重要程度，然后再具体确定归档文件材料定为永久保管还是30年保管。例如，市委书记到市档案馆检查工作，现场办公解决了市档案馆新建问题，这一问题对本地区讲是重要的，形成的相关文件材料，属于“重要的”，可定为永久保管；同样，党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的个别相对不太重要的文件材料，也可定为30年保管。2 本机关的请示与上级机关的批复、批示《保管期限表》第8条第2款，将“本机关的请示与上级机关的批复、批示”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况，“重要业务问题的”定为永久保管，“一般业务问题的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。笔者认为，区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”，关键在于业务内容的重要程度。一般来说，内容涉及法规政策性和重大业务建设的，应视为“重要业务问题的”文件材料，可定为永久保管；内容涉及基础性、技术性的，应视为“一般业务问题的”文件材料，可定为30年保管。例如：市档案局向省档案局请示关于能否开放馆藏档案的问题，属于档案开放鉴定业务，既敏感又复杂，在档案工作环节中地位比较重要，稍有不慎就容易出现问题。因此，市档案局关于开放档案问题的请示与省档案局的批复，对市档案局而言，就属本机关重要业务问题，可定为永久保管。应当强调指出的是：在一个机关什么是重要业务问题、什么是一般业务问题，是很复杂的，也是很不好区分的，只能具体问题具体分析，不能一概而论。3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料《保管期限表》第8条第3款，将“同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况，“重要业务问题的”定为永久保管，“一般业务问题的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。笔者认为，区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”，关键也在于业务内容的重要程度。前面“2 本机关的请示与上级机关的批复、批示”已作分析，这里不再赘述。例如前面提及的“市档案局关于开放档案问题的请示与省档案局的批复”，对省档案局而言，亦属本机关重要业务问题，可定为永久保管。又如市直某单位向市档案局发出了关于档案库房能否建在地下室的函，类似请示、咨询性质，这类问题是档案保护业务中的基本问题，属一般技术性问题。因此，其来函与市档案局复函，对市档案局而言，均属一般业务问题，可定为30年保管。4 本机关为主办的机