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提升勘测档案管理水平策略研究 　　摘要：勘测档案是勘测活动的真实记录,是重要的信息资源和单位的宝贵物质财富。近年来,勘测设计单位的档案管理工作在各级领导的关怀、支持下得到了健康的发展,取得了一定的成效,档案的科学化和系统化管理以及计算机应用与开发都有了很大的提高和进步,为勘测单位各项工作的健康发展奠定了坚实的基础。本文简要分析了提高勘测档案管理水平的意义，并在此基础上给出了提高勘测档案管理水平的策略以及需要注意的问题。 　　关键词：勘测；档案；管理 　　1 提高勘测档案管理水平的意义 　　随着科学技术的飞速发展和广泛应用，许多勘测单位的档案管理工作也发生了翻天覆地的变化。现代的勘测档案管理工作越来越独立，越来越科学，自动化程度越来越高，形式也越来越开放。这样的管理不仅让档案的使用者可以快速而准确地查找到想要的档案材料，而且随着档案的信息化管理程度越来越高，也方便了有关的技术人员对工程地质条件相似的所有工程资料进行分析类比，使他们在勘测过程中少走弯路。同时，还能够在一定的范围内实现资源共享，使查阅的资料更加全面系统，有效地提高了档案管理人员的工作效率。但是，我们不能否认的是，还有一些勘测企业的勘测档案管理仍处于比较落后的状态，管理效率比较低，保密性也相对比较差，资料损坏也相对比较严重。因此，在科学技术迅猛发展的今天，提升勘测档案管理水平便成了许多勘测企业都必须面对、必须解决的问题。 　　2 提高勘测档案管理水平的策略 　　2.1 做好宣传教育工作，全员参与，齐抓共管 　　档案管理工作不仅是档案管理人员的份内工作，也是所有参与借阅人员的职责。档案管理人员素质再高，管理制度再健全，借阅人员如果不配合，不执行相关制度，档案管理水平也无法提高。因此，要提高勘测档案管理水平，必须首先做好宣传教育工作，提高全员对档案管理工作的认识，齐抓共管,共同遵守档案管理的相关规定，维护档案管理的良好局面。比如，通过网站或OA系统向全员公示档案管理和发展的规划，公示档案管理的奖罚制度，并及时通报奖罚情况；通过编写档案管理手册、举办档案管理讲座等方法进行档案管理知识的宣传；借助科普画廊、网站、有线电视、广播站等宣传媒体，宣传档案管理的重要意义，档案管理的方法。形成领导关注、专业人员重视、全员参与的齐抓共管氛围，把管理和利用有机地结合起来。 　　2.2 科学合理地处理档案信息，使勘测档案的信息全面化、特色化、专题化 　　档案管理人员不是简单地把档案资料堆放到柜子里便于查找就完事大吉，而是要做到科学合理地处理相关的档案信息，便于借阅者查阅的同时向借阅者提供更全面、更专业的服务。因此，笔者建议对具有完好电子档的工程资料以工程项目为主线，采用分层著录法，保持工程项目的独立性，显示各工程阶段的完整性，保持案卷和文件之间的内在联系；对于没有电子档的大量原始档案资料，利用现有设备，进行必要的电子扫描和加工处理，这样可以直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示勘测档案的原始信息。除此之外，还应该精选出一些重点工程、重大工程的重要阶段以及具有重要参考价值的典型专题、技术报告和科研论文等，进行必要的文字报告编辑、原始图件的矢量化处理，建立完整的电子信息。 　　2.3 将信息化管理做到位，打破各档案库之间“隔膜”，使档案检索更快捷全面 　　档案管理人员不是万能的，档案管理工作的信息化程度的高低与档案信息化系统的先进与否有关。因此，笔者建议建立比较先进的工程档案信息化系统，这个系统必须实现在档案的使用者在检索所需材料时，可以通过工程名称、案卷、查询到相关的文件，并且能够全面地、准确地揭示出档案的原始信息，必须实现查询功能的强大、系统方便和快捷。该系统除了能够完成快速查询、组合查询以及模糊查询外，还应当兼有各类工程以及多种载体的档案彼此互相关联的技术，通过特定的关联号，能够把相关的工程资料、图片材料、影像材料等各类不同形式的档案紧密地联系起来，只要使用者在档案系统中查询到其中的任意一类档案材料，就能同时检索到与其内容密切相关的其他各类档案的所有信息，从而让档案材料更加系统化、全面化、整体化地呈现在使用者面前，满足使用者的综合需要，打破各档案库之间“隔膜”，实现跨库管理与检索。 　　2.4 提高服务意识，拓展服务渠道。档案的价值不在于存了多长时间，而在于利用率有多高。为了提高档案利用率，档案管理人员要进一步提高服务意识，拓展服务渠道，更好地满足工程技术人员对档案信息需求。首先要明确如今的档案管理人员不再是把档案材料简单地归类存放到相应的柜子里，等着有需要者上门，便帮着找到。而是要把档案信息进行加工整理，甚至是去主动搜集、开发，然后把更全面的、更专业的、更有特色的档案材料提供给使用者。其次，要视用户为上帝，以用户为中心，在服务上，在档案内容上都要主动接近用户，靠近用户的需要。