时间管理(学用讲义).ppt

时间管理 时间是什么？ 1、时间是（ ）？ 为何会出现选择的差异？ B（信念） ——事情应该是怎样的？ V（价值观） ——我能拿到什么？ R（规条） ——实现信念、拿到价值的安排 价值观在时间管理中的意义 时间管理是管理什么？ 时间管理其实就是自我管理。 反思 你的人生目标是什么？ 你准备怎样度过今后三年时间？ 如果你知道自己会在六个月后被雷电击中，你会怎样度过这六个月的时间？ 进一步思考 分别对上述长、中、短三类目标按重要程度排序。 你现在每天的时间安排与目标的重要程度是否一致？ 按照你现在的工作或生活方式，是否能够实现你的目标呢？ 时间管理的第二任务 诊断自己的时间管理风格 你了解自己的时间管理风格吗？ 1、你每天都随身携带日历上下班吗？ 2、你会复印每份你签字的文件吗？ 3、你的车上或提包里会带地图吗？ 4、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？ 5、你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方吗？ 6、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？ 7、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？ 8、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮？ 9、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处理？ 10、你会尽量在接到电话的24小时内给予答复吗？ 小结 时间管理的原则（1） 如何判断事情的重要性 时间分配 时间管理的原则（2） 帕雷托80/20法则 - 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做此20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作  如何做？ 一般做法 vs 80/20 一般做法 接听所有电话 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事 结果：忙碌 案例:市场部的‘取舍’ 时间管理的原则（3） 工作ABC A - 在特定阶段的头等/主要工作 B – 围绕A的/增强/指导性的工作 C – 其它次相关/具体/零散/的事 如何做…? 将工作分为三类： A – 必须做 （土建工程） B – 应该做 （配套工程） C – 可以做 （装修工程） 什么事可能属于 ‘C’类 时间管理的原则（4） 第一次就把事情做对。（Do It Right The First Time） ——管理学家克劳士比 小结 时间管理的方法（1） 时间日志 —记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事用的时间。 分类 —简单时间日志 —格式化的时间日志 利弊分析 —利 —弊 格式化的时间日志（例） 时间管理的方法（2） 目录法或报事贴法 帮助制定周计划或日计划，并确定优先次序 步骤 第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录 第二步：决定你处理目录上各项任务的先后次序 第三步：决定你在每项任务上花多少时间 日计划(营销经理) 时间管理的方法（3） 制订可操作性的计划 帮助你获得清楚的想法，确保先做最重要的事 帮助你拒绝干扰，有效控制时间 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执行适当灵活 计划的五个步骤 明确目标和交付结果 (SMART) 确定里程碑 工作分解: 确定一系列可量化的任务(完成每项任务的所需时间) 分配管理的任务/职责 制定行动时间表 (留出处理不可预计事务的时间) 什么是里程碑（例） 里程碑的作用 使目标定义细化 (一项工作划分阶段). 描述项目完成之前必须经过的不同的/相关联的阶段 为检查计划实施过程的进度提供依据 练习: 建立里程碑 新办公室能容纳15名员工工作 需要购买 5台新电脑和一台复印机 确定里程碑是什么（准备工作包括什么阶段)? 估算达到各里程碑所需的时间? 估算整个迁址工作所需的时间? 练习参考:里程碑 日计划的制定原则 小结 制定有时间限制的计划 确定里程碑以检察进度 进行工作分解以确定优先顺序 在月/周/日计划中保证固定的时间做优先的工作 时间管理是一种习惯… ‘做’与‘不做’不影响工作实质 ‘做’带来的的结果比由于‘做’带来的对其它事的影响要小 （e.g. 做C而减少做B的时间) 下属做与自己做差别不大 为满足最后期限而必须‘牺牲’的事 做正确(你应做)的事 3.在有限的时间内 正确地做事 下一步行动 计划内外 效果 行动 目的 行动 时间 问题 完成情况 计划 日期： 第 页 检查展览会布展工作(30分) 打电话给5个潜在经销商 (每个10-15分) 访问客户A (约好下午2点,会议60分,路程20分) 访问客户B