会展旅游策划步骤.ppt

第二章 会展旅游策划 第一节 会展旅游策划步骤 前言 “预则立，不预则废”，好的策划是成功的基石，会展旅游策划就是对会展旅游活动的全过程的计划。 一、工作实施 1、准备工作 ※组建会展旅游策划小组。 ※分析本次会展旅游的相关信息。 ※确立本次会展旅游的活动目标。 一、工作实施 2、工作步骤 ※第一步：分析目标群众。初步圈定活动的参与者，分析目标公众的主要来源地区、行业、年龄和性别结构等群体性情况。 ※第二步：设计活动主题。策划者需要重点考虑几个因素，包括活动目标、信息个性、地方特色和公众需求等。 ※第三步：拟定初步方案。对整个会展旅游活动的形式、创意、思路及模式等进行深入思考，使总体构想细化，具有可操作性。 ※第四步：财务收支预算。 一、工作实施 ※第五步：审定所拟方案。由策划者汇报活动方案，相关领导、专家和工作人员就策划的内容进行研讨和审定。策划者根据审定意见，对方案予以完善。 ※第六步：形成策划文件，撰写会展旅游策划书。 ※第七步：跟踪会展旅游策划书的实施。对会展旅游活动进行跟踪，了解策划书实施情况，帮助解决实施过程中出现的问题。 一、工作实施 3、特别提示 ※一次会展活动，最好只有一个主题，这样才能把组织者最想传达的信息最充分地传达给目标公众，才能引起受众群体的关注，并且比较容易记住主题所要表达的信息。 ※至少准备两套初步方案，以备情况有变化时，能够在最短时间里作出相应的应急调整。 二、专业知识 会展旅游的整个策划过程可分为四个阶段，即策划准备阶段、策划进行阶段、策划完成阶段和后续工作阶段，各个阶段又包括若干个具体步骤。 会展旅游策划流程图 二、专业知识 1、组建会展旅游策划小组 ※在会展旅游策划工作开展之前必须组建一个策划小组，小组成员必须清楚组织者内部各个部门的职能分工，并能依此统筹策划出各个部门在本次会展旅游活动中的分工与协作。只有将每个部门的工作职责、每项工作的预期目标等事先明确列出，才能保证没有无事可做的部门，也没有无人去做的工作，从而使活动得以顺利开展。 ※要达到预期目标，对策划小组人员的组成要有一定的要求。很多情况下，会展旅游活动的策划小组由活动组织者直接领导，各部门派人员参加。 二、专业知识 2、分析相关信息 策划者最初得到的信息量较大且无序，只有借助科学的分析方法，将信息筛选、归类和总结,取得由此及彼、由表及里的认识，才能有效地利用信息进行科学的策划。会展旅游策划者需要分析的信息主要有以下几类。 （1）组织者自身信息 （2）旅游产品供需信息 （3）社会背景信息 二、专业知识 3、确立活动目标 一次活动可能会有多个目标，这些目标在策划准备阶段就应该尽可能清晰、明确。只有明确了目标，才能为活动的策划和实施设立标准，使策划思维得以有序进行。会展旅游的活动目标大致包括以下几个方面： 促进具有共同兴趣的人员之间的沟通与联络。 提高旅游人员对某一具体问题的了解程度。 向特定人士推荐新产品。 促进目的地会展旅游业的发展。 树立并扩大组织者的影响。 以举办会议或展览的方式获利。 二、专业知识 4、分析目标公众 成功的活动通常都应该满足特定公众（活动参与者）的需求。会展旅游是以特定的方式（如会议、展览、奖励旅游等），针对特定的公众展开的。因此，在策划进行阶段，最先需要做的工作就是分析目标公众。 （1）初步确定活动的参与者 （2）分析其他情况 二、专业知识 5、设计活动主题 主题是一次活动内容的高度概括，是围绕会展旅游活动目标、对整个会展旅游活动的策划与操作起指导和规范作用的中心思想。一次会展旅游活动在具体执行时由若干个项目组成，主题能连接所有具体项目，使之成为一个有机活动整体。 主题对于策划的重要性，决定了策划者在分析目标公众之后，必须精心设计活动的主题，找出活动的最大“卖点”。设计主题时，策划者需要重点考虑策划目标、信息特性、地方特色和公众需求等几个因素。 二、专业知识 （1）策划目标 既然主题时目标的概念化，那么主题一定要服从和服务于目标，有了服从和服务于目标的主题，才能使策划不至于无的放矢，不至于与组织的根本目标背离。 （2）信息特性 策划者需要考虑如何使活动组织者打算向目标公众传播的信息拥有自己独特新颖、有别于其他信息的个性特色。 二、专业知识 （3）地方特色 根据会议、展览地区的旅游资源特点设计出来的会展旅游主题必定会有吸引力，尤其要注意发挥旅游地传统文化对游客的吸引作用。因为历史的发展使得很多旅游地由于浓厚的历史文化积淀而释放出非常显著的文化吸引力。这种文化积淀所