清华紫光电子档管理软件.doc

项 目 建 议 书 项目名称：清华紫光电子档案信息管理系统 编制单位：合肥紫软计算机科技有限公司 编 写 人： 邓 杨 生效日期：2008年 10 月 30 日 目 录 １．公司情况介绍 1 1.1　概述 1 1.2公司情况介绍 1 2.方案简介 2 2.1为什么档案应采用信息化网络化管理 2 2.2电子化、网络化环境下档案的收集 3 2.3电子化、网络化环境下档案室内部管理 4 2.4电子化、网络化环境下档案的利用 5 3. 系统功能模块的划分和各模块的设计 6 3.1总体功能设计 6 3.2 信息采集 10 3.2.1 数据录入 12 3.2.2 收集整编 13 3.3.3 数据转换 14 3.3 日常管理 15 3.3.1 借阅管理 16 3.3.2 鉴定和销毁管理 18 3.3.3 统计报表 19 3.4 信息服务 22 3.4.1光盘制作 23 3.4.2 检索查询 25 3.4.3档案网站 27 3.5 系统设置 30 3.5.1 建立符合用户要求的档案管理结构 31 3.5.2 对现有档案管理系统的其他设置 33 3.6 系统安全 33 3.6.1 数据库访问密钥 34 3.6.2 权限管理 34 3.6.3 IP和MAC地址绑定 37 3.7 数据存储和备份 38 3.7.1 数据存储 38 3.7.2 数据备份 40 3.8 电子文件的安全利用 41 3.8.1 全面的日志管理 41 3.9 与OA系统的接口设计 42 3.9.1 OA系统收发文与档案系统的接口 43 3.9.2 OA系统与档案用户信息的同步和一致 44 3.10 特色技术 44 3.10.1 全文检索系统的集成 44 3.10.2 功能介绍 45 １．公司情况介绍 1.1　概述 随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。 铜陵有色金属(集团)公司铜陵有色金属(集团)公司铜陵有色金属(集团)公司铜陵有色金属(集团)公司 （2）手工管理费时费力 档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用的是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低，费时费力。 （3）检索查询不方便 传统的检索方式是这样的——档案人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房里去找出来，相当费时、费力。 （4）二次利用不方便、利用率低 一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。 （5）档案损坏、丢失现象时有发生。 完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。 （6）不能形成信息网络 纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了企业的工作效率。 （7）办公自动化系统里的档案管理功能很少或没有，从文、档一体化方案来看，专业的档案管理系统是对整体办公系统的必需补充。 2)电子档案管理能够给我们带来很好的利用效果 （1）从大的环境上来说，计算机技术及网络技术的发展使得电子化办公成为趋势，这种趋势客观存在，以后的工作方式必然是电子化的。电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。 （2）单位档案管理的水平及相关办公环节的效率将提高上来。 分散收集：用户可以以部门为单位收集需要归档的文件，通过网络在不同的终端上将数据录入到服务器里，可实现多点实时归档。 集中管理：档案数据库和相对应的电子档案文件集中在服务器端由专人管理。用户权限、数系统维护等全局性的工作集中在服务器端。 统计自动化：档案管理所需的各种报表均可由系统自动打印出来，完全代表手工。 网络查询：网络上的赋权用户可以直接通过微软公司的IE浏