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探析电子档案管理中问题及其解决对策 　　【摘要】随着科技进步，电子文件与电子档案越来越广泛的应用于日常办公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷，针对所存在的问题，笔者拟在进行分析的基础上，提出如何克服电子档案管理中缺陷的措施，以使电子档案得到更广泛地应用。 　　【关键词】电子档案管理；科技进步；电子文件；应用1电子档案管理的现状 　　1.1档案管理的标准化进展缓慢，制约电子文件的整理与归档。 档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。 　　1.2计算机技术尚未大规模应用于档案管理。 由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推厂仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。 　　2电子档案管理中出现的问题 　　2.1电子档案管理过程中出现的漏洞 　　2.1.1对电子文件原稿保存的忽视。 目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。 　　2.1.2信息安全与保密问题。 电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。 　　2.2电子档案自身的缺陷 　　2.2.1电子档案的原始性、真实性、完整性问题。 对于纸质文件来说，肉容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。 　　2.2.2电子档案的长期可读性问题。 当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。 　　3解决电子档案管理中问题的对策 　　３．１电子档案管理的原则 　　3.1.1规范性原则。 规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。 　　3.1.2可靠性原则。 人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。 　　3.1.3高效率原则。 档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电予化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统，是档案信息电子化工程的助推器。 　　3.2解决电子档案管理过程中问题的对策 　　3.2.1采取切实可行的信息保护措施。 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重