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档案信息化管理实践与思考 　　摘要：随着科技发展的日新月异，信息化技术的运用领域也越来越广泛，电子档案作为一种新型的档案管理方式，以其储存量大、保留时间长、便于利用等优点，被越来越多的企事业单位、机关团体所青睐。本文联系工作实践，对卫生档案信息化管理进行了分析和探讨。 　　关键词：卫生档案； 信息化管理； 措施； 思考 　　【中图分类号】R273.3【文献标识码】A【文章编号】1672-3783（2012）11-0523-01 　　随着计算机信息技术和网络技术在现实生活中的普遍应用，信息化技术在档案管理中也得到了快速推广。近年来，在上级部门和单位领导的重视下，宜兴市卫生局从文书档案到干部人事档案，再到职能科室的相关业务档案、财务档案等，都已逐步实现了信息化管理，不仅提高了档案的管理水平，也实现了科室部门之间档案资料的信息共享，大大提高了工作效率。 　　1传统纸质档案管理方式存在的问题与不足 　　1.1工作量繁重，档案归纳不规范。宜兴市卫生系统拥有在职职工8000余人，其中卫生专业技术人员6000余人，如此庞大的队伍也带来了数量庞大的人事档案。卫生工作条线多，分类细致，从医疗卫生、公共卫生、社区卫生到爱国卫生、农村医保、卫生应急等等，各个职能科室的专业档案名目繁多。加上常规的文书档案、财务档案等，给档案管理人员带来繁重的工作量，往往顾此失彼，照成档案的不完整、不规范。 　　1.2查阅程序繁琐，档案利用率偏低。纸质档案的检索方式效率很低，必须人工检索和查询。首先要登记，然后从一本一本的目录中，找出所需的档案目录来，根据上面的记录在浩如烟海的档案中查找。卫生行业是一个关乎人民群众生命健康的特殊行业，往往时间就是生命，提高信息提供的速度尤显重要。而纸质档案经常因为查找数量过大，费时费力，使得很多档案成了死档，利用率低下。同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。并且绝大部分档案的形成一般都需要隔一年才能整理完毕，但实际运用时本年度档案很多都要求二次利用，这在很大程度上影响了档案的利用率。 　　1.3保存不方便，档案遗失现??时有发生。由于卫生系统档案名目繁多，数量巨大，纸质档案的保存成了困扰档案管理的又一难题。纸质档案在利用过程中不可避免的会造成损坏和遗失，要想更新和完善非常困难。作为卫生局机关来说，长期以来，各科室的业务档案只能由科室自行保管，无法进入机关档案室统一管理，大大限制了档案管理水平的提高。 　　2推进档案信息化管理的具体做法与措施 　　2.1加强组织领导，完善规范制度，确保档案管理的完整性与规范化。市卫生局领导高度重视档案管理工作，遵循统一领导，分级管理的原则，加强对卫生档案管理工作的领导和监督、指导。建立健全档案管理制度，将文件材料归档工作，尤其是信息化管理，纳入档案工作主管领导及具体工作人员的职责考核范围，确保卫生档案完整、准备、安全，便于利用。依据卫生档案管理制度、业务规范和技术标准，结合工作实际，制定文书、基建、会计、科技、医疗卫生专业档案的归档范围和档案保管期限表，以及各类档案整理规则和质量标准。完善医疗、卫生监督、疾病预防控制等档案管理规范，加强卫生专业档案管理，保证档案信息化工作持续、健康、稳步向前发展。 　　2.2加强人员培训，明确责任分工，逐步实现纸质档案电子化。档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养，随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。我局一方面积极和档案行政管理部门加强沟通协调，共同组织档案专、兼职人员的培训，采取多种形式为档案人员交流经验、信息，开展业务研究搭建平台。另一方面邀请相关技术人员对档案信息化建设涉及到的数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理进行专项培训。针对卫生档案种类复杂、数量繁多的特点，我局将任务逐级分解，明确各职能科室科长为业务档案收集的主要责任人，结合局办公自动化和文档一体化管理的推进，开展电子文件归档工作，实施电子文件与纸质文件双轨制管理，逐步完成了纸质档案的数字化工作。 　　2.3加强总体规划，分步实施，全面推进信息化系统建设。由于档案信息化不是一蹴而就的，必须实施详细周全的实施方案，分批分阶段地实施。我局立足实际，对文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统在引进成熟软件的基础上，做好与现有办公软件的数据接口工作。对于公共卫生、农村医保等专业性档案信息化应用系统，利用各专业条线软件在全系统推广的契机，积极探索业务档案信息化管理的新路子。同时，还不断转变工作理念，充分发挥局域网的快速、便捷、安全的效能，建立起内部档案应用平台，努力提高档案的利用率。按照区域卫生信息中心建设的总体目标和阶段要求，我局还制订了未来档案信息