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公众档案意识与档案知识调查与分析 　　为了清晰地把握现阶段社会公众对档案意识和档案知识的认知程度，发现潜在的问题，有针对性地进行改善，2013年6月，湖南省档案馆组织员工走入社区、高校，面向公众开展了一次关于社会公众档案意识与档案知识的调研活动。 　　一、基本情况 　　此次调研分为网上问卷调研和实地问卷调研两种形式。网上的调查问卷发布在湖南省人民政府主页；实地问卷调研主要在长沙市公园、车站、超市、高校等人口密集区进行发放和回收，实地发问卷1500份，收回有效答卷1092份。主要调查了3个方面的内容：社会公众的档案意识、档案知识、档案情怀。具体情况见下表： 　　二、数据分析 　　1. 档案宣传普及情况。公众偏向认知档案行政职能。在统计分析的问卷中，知道政府设有档案局的833人，占调查总数的76.99%；知道政府设有国家综合档案馆的649人，占调查总数的60.37%。《档案法》普及度约六成。公众进馆办事人数有待提升。在工作与生活中去档案局（馆、室）办过事的有360人，占调查总数的33.36%。作为公共服务部门，数据相对偏低。档案部门开放度有待提高。在统计分析的问卷中，觉得档案部门神秘的有498人，占调查总数的46.89%。档案局馆的社会透明度有待提升。档案免费利用服务宣传有待加强。知道档案馆为公民提供档案利用实行免费服务的391人，占调查总数的36.58%。证明我们的档案免费利用服务推广有待加强。 　　2. 档案馆作用认知情况。对档案馆的保管功能有一定了解。对工作中形成的重要文件材料会想到交由档案部门保存的528人，占调查总数的49.30%；认为个人的人事档案有必要放在当地国家档案馆永久保存的594人，占调查总数的55.77%。对档案馆同时作为政府公开信息查阅中心的功能有一定了解。对党和国家的政策规定不理解时，会想到去档案部门查阅和咨询的576人，占调查总数的53.98%。 　　3. 家庭档案建设情况。关注度较高：会注意收集并保存好自己及家人的成长、学习、工作、生活的记录、凭证等重要资料的765人，占调查总数的71.63%；觉得在整理家庭档案时需要得到档案部门的专业指导的633人，占调查总数的59.33%。这对于推动家庭建档和??进民生档案工作是一个非常有利的信号。 　　三、存在的问题 　　1. 宣传定位偏差，针对性不强。长时间以来档案局都是作为国家行政机关，作为保密单位出现在群众视野，而档案馆作为面向公众的信息文化服务机关，定位上没有图书馆或者博物馆明确化，造成了公众档案意识严重不足。平时，我们的宣传侧重单方面的知识传播，如宣传栏宣传手册等，忽视了与受众的互动交流，导致宣传效果欠佳。在宣传的侧重点上，侧重从档案主体出发，而没有从受众心理出发，我们在问卷中提出了湖南省档案馆为公民提供档案利用的免费服务，结果不足四成受访者知道这一服务。调研过程中，调研人员在这一问题上也多次受到质疑。部分受访者将档案馆的珍贵档案查询利用收费与个人人事档案保管收费相混淆。证明社会公众关注的费用问题，并未作为宣传重点，并未为大众了解。 　　2. 资源建设偏差，结构单一。问卷调查中显示只有约三分之一的受访者在档案部门办理过相关业务，这其中还包括了单位业务，说明普通受访人群无法在档案馆获取他们需要的资源。资源建设上，档案部门偏重对政治档案和重要政治人物档案的保存，在民生档案上关注不足，保存类型和保存量都有待提高。资源类型、质量和数量是社会公众选择档案部门进行利用服务的根本原因。 　　3. 管理服务偏差，档案行政管理不完善。统计结果显示，公众觉得对于档案的查阅利用存在困难，其中包括制度因素、人的因素和技术设备的因素。有受访者表示门禁制度和服务时间限制了公众对档案部门的认知和档案的利用程度，网上服务和预约查档服务了解度有待提高。还有受访者表示查询时的手续比较繁杂，馆区环境，封闭程度和开放度会影响查阅者的利用程度。相对于图书馆等公共服务机构，没有设置自助式查询室。档案的服务水平制约了档案利用的积极性。部分档案部门的工作人员素质不高，缺乏服务意识，对于查阅者消极应对，挫伤了公众对档案利用的积极性。另外，查阅利用者不能获得一站式的有效信息，导致他们转换查找信息的渠道。在技术层面上，数字化程度还有待提高。在问卷调查中有部分受访人群都提到了数字化档案的问题，如何在大数字化时代给社会公众提供更为便捷优良的服务，无论在广度上和深度上都给档案人提出了新的要求。 　　四、建议与对策 　　1. 完善宣传工作，提高宣传有效性。公众的档案意识不足，其实也反应了档案馆的社会意识不足。公众的档案意识是与公众对档案的利用程度分不开的。要将公众的切身利益和实际需要融入到档案工作中，降低神秘感，获得公众内心的认同感，拉近与公众的距离。对档案的认知过程是一个渐进的过程。