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ISO体系运行管理全面解决方案 系统介绍白皮书 ==项目背景== ISO体系目前基本都用手工在处理ISO9000、14000、18000等作为国际标准会组织制定的国际标准，已被越来越多的中国企业采用，但这些通过认证的企业基本都采用手工进行数据处理(而ISO标准是承认电子数据式质量记录和文件的)。原因是中国目前还没有一款真正能帮助企业管理其ISO体系的软件。 人工管理的不足通过ISO认证企业，如果用手工来管理其ISO体系，有以下不足：（1）文件安全无法保证传统纸张，纸张文件被人复印这样控制起来十分困难，一旦发生文件改版，还有旧版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时也影响工作。传统纸张方法管理文件，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管理文件，每个部门要设置一个文件管理员。文件查找困难纸张文件一旦量大时，查找就显得非常不便，时查找文件需要投入大量人力。如果管理不善，极易丢失，对工作造成影响。远程发送不便纸张文件要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文件来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。质量记录如果通过纸张目前市场上软件难以满足企业需求开发ISO质量体系管理软件有一定难度，由于不同企业的ISO体系不一样，各要素程序和记录格式均不一样，通用软件是无法满足企业需求的，必须是一个开发平台式的ISO管理系统才能真正适应不同用户的不同ISO体系要求，企业自己可在此平台上建立真正完全个性化的ISO质量管理体系，产生出真正符合自己需要的质量记录和表格。 安信达ISO体系运行管理平台就是在这种背景下开发的，她首先是一个平台化的软件，充分贯彻ISO质量体系的管理思想，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，控制文档的分发，监控文档的流转过程。本系统可将文件保存到数据库，OFFICE文档能防止拷贝并可在线编辑，可根据用户身份设置只读、印存或修改权限。系统同时支持传统手工纸张文件管理和电子文件网络流转两种方式。系统支持简体中文和繁体中文，随时可将数据库中数据转换成繁体中文或简体中文。 【系统简介】基础管理工作是指文件管理过程中一些基础工作，包括文件柜管理、印章档案管理、电子签名管理、文件模板管理、文件范本管理个模块1）、ISO要素设置模块可设置ISO要素的层次关系，设置各要素的标准内容、审核点、审核方法，及各要素的质量文件清单、质量记录清单等，为ISO质量体系管理提供基础资料。2）、对于存放物理文档（如纸张文件、光盘、磁盘等）的文件柜，用户也可根据集团组织结构自由设计其分类树。从系统中点击文件柜名称可查看此文件柜中存放的所有文件，并可从示意图上看到文件存放位置的图片，形象直观，便于查找。3）、公司印章（如公司章、文件控制章、资格人私章等）和公司各资格人的签名可进行加密处理，只有掌握了密码的资格人才可使用。可直接在编辑文档时调用印章或签名。如果要借用物理印章，则要先行审批手续，对印章借用过程进行控制跟踪，防止丢失。4）、大大提高文件书写效率，同时也规范了文件格式，确保格式统一。 (图1、文件柜管理界面C/S) (图2、文件柜管理界面B/S) 二、图书管理系统 【系统简介】公司图纸资料（如图纸、设备说明书、技术标准、工具书等）是公司重要资源，如果不加以管理，会丢失或因存放混乱不易查找，对工作造成影响。防止丢失。图档案、借阅证管理、借个模块。1）、用户可根据集团组织结构制定图书分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的图书分类，各单元之间既可共享图书、协同工作，也可只管理自己的图书，独立工作。每类图书可设置许可借阅用户名单。2）、图书档案库管理所有图书资料，用户根据自己的权限范围管理自己的图书，可十分方便地查找图书的库存及借用情况，如查询全部借出图书、尚有库存图书等。同时可查看借出图书目前停留在何人手中。3）、公司员可办理借阅证借阅图书，对于必须使用借阅证借阅的图书进行控制，每张借阅证可定义其使用范围（借阅图书类别）。4）、员工可通过WEB页面或系统在线借阅模块提交借阅申请。图书借阅或归还后自动更新图书库存数量，以提醒其他用户此图书是否可以借阅。借阅前可以在图书库中进行多种方式的搜索。 (图7、图书在线借阅界面C/S) (图8、图书在线借阅界面B/S) 三、文件控制 【系统简介】本系统依据ISO9000-2000版之4.2-文件要求标准而开发的，对文件生命期进行全面管理是管理系统的核心模块，正确使用，可实现无纸化办公。本系统支持电子文件网络传送及纸张文件手工传阅双重功能。文件网络流转流程：文件管理员在WORD、EXCEL或其他文字编辑工