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探讨企业科技档案超前管理制度建设 　　【摘 要】 企业科技档案超前管理制度是企业科技档案管理制度体系中的一部分。本文试对企业档案管理制度建设的诸方面进行了探讨。 　　【关键词】 企业科技档案 超前管理 制度 建设 　　伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。 　　1 “超前管理”理论 　　“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。 　　“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。 　　“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。 　　2 企业科技档案超前管理制度 　　（1）企业科技档案超前管理制度含义：指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件??料的规范管理、有序控制。 　　（2）建设企业科技档案超前管理制度的意义：它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。 　　（3）其建立的核心基础：企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。 　　（4）企业科技档案超前管理制度具体内容：主要应涉及三方面：文件流转过程中可能涉及的部门（机构）、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度（即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动规律）（如表1）。 　　（5）它与企业科技档案管理制度的衔接问题：企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之：即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了