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实物档案管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为规范学校实物档案的收集和管理工作，有效保护和利用实物档案，依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，制定本办法。 第二条 本办法所称实物档案，是指学校各单位及个人在教学、科研、管理等职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的物品。 第三条 档案馆对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查全校各单位实物档案工作。实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。 第四条 各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。 第二章 实物档案的归档范围与归档要求 第五条 归档范围 （一）上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、题字、画册、签名簿等。 （二）学校及各单位从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（不含校内获得的）。 （三）学校及各单位作废的印章。 （四）学校各时期（阶段）的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等样品，校友的录取通知书、信函、明信片等（自愿归档）。 （五）学校各个时期、各单位成立以来使用过的牌、匾。 （六）学校第一批生产的、获奖的及重要的科研、产品样品、用具、教具。 （七）代表学校在国际、国内对外交往中获赠的有保存价值的礼品。 （八）学校组织的各种重大活动中形成的纪念品（如校庆纪念品）。 （九）其它有保存价值的实物。 第六条 各单位应归档的实物，于每年的6月或12月向档案馆移交，零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。 第七条 由于特殊原因，应归档的实物确需在有关单位暂时保留或展示的，应先履行归档手续使其转换为档案，再办理借用手续。 第八条 归档时要将实物来源、形成（收受）日期、数量等信息记录完整，交接双方办理移交登记手续。 第三章 实物档案的保管与利用 第九条 档案馆负责实物档案的集中统一保管（有关单位以借用方式长期自存除外），确保实物档案有序存放，专库或专柜保管，做好防虫、防潮、防尘、防锈蚀的技术保护。 第十条 档案馆要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便；并将可开放的实物档案电子照片进行网上公布，方便利用。 第十一条 因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用手续。 第十二条 实物一经转换为档案后，借用或单位自存期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。 第四章 附 则 第十三条 本办法自发布之日起实施。 第十四条 本办法由档案馆负责解释。