谈信息时代下电子档案事业发展.docVIP

谈信息时代下电子档案事业发展 　　摘要：随着科学技术的发展，信息化成为各行业的发展趋势，计算机成为现代办公的主要工具。信息时代下的档案事业也将顺应时代发展需要，朝着电子信息化的新方向发展。虽然电子档案事业已初见成效，但档案信息化管理面临诸多困难和挑战，一些问题亟待解决。现以电子档案的特点为基础，分析当前我国电子档案事业的发展现状及前景展望。 　　关键词：科学技术　计算机　档案事业　电子信息　挑战 　　1　电子档案的定义和特点 　　1.1　定义 　　电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。其实质是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，然后引入相应软件、硬件等，这些字节和比特就可以随机定位到用户所在的网络终端，以认可的文字、数字、图像、图标、符号等形式显示给用户的档案信息。 　　1.2　特点 　　1.2.1　信息存储量大。一张最为普通的3.5英寸磁盘，其容量为1.44MB，照此计算，此磁盘即可存储72×104个汉字，如以电子档案的另一种常用的存储载体，即CD-ROM光盘来衡量，则其存储容量更大，相当于3×105汉字的图书1000册、3.5×105张A4打印纸上的文字信息或10×104张图形信息。所以，电子档案的信息存储量相当大。[1] 　　1.2.2　多种媒体存储和传递。电子档案可以文字、声音、图片、影像等媒体形式集成保存，并可借助计算机实现任意组合编辑和任意传递，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性、传递性，丰富了档案的内容。 　　1.2.3　信息的非直读性。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。[2]此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。 　　1.2.4　电子档案对设备的依赖性。电子档案是以现代电子信息技术为基础发展起来的，对电子设备具有很大的依赖性。如果离开了计算机及其操作软件，电子档案???失去了存在的基础，不能对其进行有效地管理。电子档案对设备的依赖性不仅体现在这一方面，例如，硬件因素、编码因素、技术加密因素等都具有很强的依赖性。 　　1.2.5　信息与载体的相互分离。与传统的档案信息相比，电子档案的信息与承载信息的载体是分离的。传统档案信息与信息的承载物体，即纸质、声音、图片等实体物体是一起的；电子档案的使用脱离的实体档案，而是信息在计算机网络上的及时更新和传递。 　　2　信息时代下电子档案发展现状及问题 　　新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。近年来，我国档案事业一直朝着这个目标努力。[3]以网络技术为主的电子档案正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。但事实上，电子档案事业的发展中还缺乏科学和系统的规范，一些问题亟待解决。 　　2.1　电子档案管理软件开发混乱 　　由于电子档案发展的不够完善，软件开发和应用缺乏明确的实施规范和标准，使软件开发重复，缺乏创新理念，工作处于混乱无序状态，使得整体管理困难，人员冗杂。 　　2.2　复合型人才不足 　　信息化时代下电子档案建设需要的是既懂档案业务管理，又掌握电子网络技术等复合型人才。而事实上一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等，人们也没有熟练的掌握，更别谈电子档案管理的安全性和利用率了。[4]另一方面，电子档案工作中缺少工作制度和工作规范，人才的利用率、工作效率和综合素质低。 　　2.3　电子档案的安全保障体系不够完善 　　由于电子档案本身易复制、易传递、易删除的特点，工作的疏忽就会影响档案的安全性。加上目前我国电子档案发展还不够完善，各方面的体系不健全，对于电子档案的安全性没有足够的保证。 　　2.4　档案信息管理和利用率低 　　一直以来，领导和部门的不重视影响着电子档案的发展进程。在很多人看来档案信息的管理只是形式而已，各方面发展的不完善也使得档案信息的利用率降低。总体上影响了档案的发展步伐。 　　3　如何建立科学系统的电子档案事业 　　3.1　建立科学的软件开发与管理机制 　　对于电子档案的软件开发，应该有相应的管理机制。确保软件的重复开发不至于浪费人力物力；同时，利用激励机制鼓励开发人员积极创新，开发高效的软件来促进我国电子档案事业的发展。电子档案管理工作也要根据电子档案自身的特点，充分利用计算机技术和网络技术，建立健全电子文件及电子资料管理制度。 　　3.2　提高人员