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用信息化架起办公室工作高效之路 　　上世纪90年代，办公室工作人员这样形象地比喻自己的工作方式：“剪贴抄写，跑断腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技术的迅猛发展和广泛应用，已经完全颠覆了办公室人员当初对工作的印象，我们通过信息系统的办公方式发生了翻天覆地的变化，办公室业务全部通过信息系统实现， 通过登录一个办公平台就实现了登录电子邮箱、即时通讯工具、电子文件系统、以及根据不同功能需求定制的各类业务信息系统，已经成为办公室人员工作中不可或缺的工具和助手。无纸化办公、网上办公、远程办公、即时办公等等，各种各样的现代化办公方式层出不穷，为办公室工作带来了前所未有的方便。 　　然而，办公室业务信息化建设，并不是一个自然而然、一蹴而就的过程，它需要办公室管理者敏锐察觉日新月异的现代信息技术对办公室传统工作方式可能产生的影响和改变，准确把握信息技术有效融入办公室工作的切入点和突破口，结合办公室业务实际进行深入研究、顶层设计，并给予持续关注和大力推进。2000年以来，我办结合数字新疆油田建设进程，高度重视和持续推进办公室业务信息化建设，经过办公室全员坚持不懈的努力，建成投用了一批功能配套、简练实用的综合业务信息系统，显著地提高了工作效率、质量和水平，为领导、机关和基层提供了快捷高效的服务，更加有效地发挥了办公室的各项职能作用。我们的做法是： 　　一、高起点策划办公室业务信息化建设 　　（一）超前编制规划。办公室业务信息化建设是一个循序渐进、持续提升的过程，不能急于求成，更不能随心所欲、想到哪做到哪，而是要遵循发展规律，超前谋划、整体布局、稳步推进。为此，我们紧跟数字新疆油田建设步伐，在公司“统一规划、统一平台、统一设计、统一组织”的原则下，依托不断升级完善的数字油田信息平台，结合办公室业务工作实际，有计划、有步骤地定制和开发应用系统，以做到支撑到位、建设有序、持续改进。 　　2001年，我们根据办公室业务信息化发展需要，围绕打造“数字办公室”目标，确立了“四步走”建设工程。第一步是在2002年实现“文件资料桌面化”，使文件资料实现电子化并可通过计算机方便查询，实现资源共享；第二步是在2006年实现“业务工作桌面化”，通过建立各种应用系统，实现办公室资料的共享、业务工作、报表、公文处理等都能通过计算机完成；第三步是在2008年实现“办公室工作信息化”，办公室所有工作全部纳入计算机进行决策、管理和运行；第四步是在2013年实现“办公室工作个性化”，通过应用移动通讯技术和无线网络技术，实现办公室业务在任一地点即时办理。 　　建设过程中，坚持“总体规划、分步实施、逐步完善”的思路，及时优化调整各业务信息系统，以前瞻性、系统性、可操作性较强和较为完备的建设框架，为办公室业务信息化建设提供指导。在具体实施上，分年度安排信息化建设重点，组织科研立项，抓好项目落实，先后实施了办公室业务“信息化建设年”“信息化集成年”“数字化年”等年度重点工程，有力地推进了办公室各业务系统建设及其在统一平台上的有效集成。 　　（二）统一建设标准。标准化、规范化是办公室业务信息化建设的基础，也是实现建设目标、保证信息交换、共享的重要前提。没有统一的建设标准，信息化建设必然会陷入无序和混乱的迷途。为此，在建设过程中，我们充分依托数字新疆油田建设标准体系，对办公室业务信息系统进行完善和更新，注重标准在各个环节的贯彻落实，使整个技术路线、操作规程具有一致性，标准具有可更新、可维护、可监控的特点。在各业务系统建设完成后，结合应用实践进行了持续升级完善，并按照统一的标准体系，统一标准、统一用户认证，将10余套系统集成为一个界面，共用统一的用户数据库。正是由于建设之初建立了统一的用户标准，大大提高了集成效果，所有应用软件整合后，形成了应用统一方便的电子政务系统。 　　（三）坚持以用促建。信息技术在办公室工作中的有效应用和持续提升，是一个始于需求、起于建设、成于应用的循环往复的过程。在这个循环中，需求是前提，应用是先导，建设是关键，升级是保障。唯有如此，办公室业务信息化才有生命力、持久力。在信息化建设初期，由于办公室人员对信息技术还不是很了解，应用刚刚起步，更谈不上参与建设。为使大家尽快改变传统办公习惯，办公室积极创造条件，争取配备硬件设施，完善信息网络和学习应用环境，帮助大家在学习中了解掌握信息技术并逐步适应应用，在此基础上提出新的应用需求，有效参与蓝图设计，主动投身建设应用，从而使办公室业务信息化建设一开始就奠基在了坚实的需求和应用之上，做到了认识到位、需求清楚、目标明确、适度超前，保证了信息系统建设的有效性和实用性。如：在开发车辆管理系统时，就经历了一个逐步完善、逐步推广的过程。系统开发初期，只是作为单机版在办公室内部应用，应用成功后逐步推广网络版到车辆管理