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行政部管理实施细则 一、办公室 1、文书起草及各类文件的管理： 文书是指办公室所承办的文件、通知、信函、工作总结、申请报告、授权委托书、“三证”年检资料以及其他证明材料等的起草工作。文书的起草既要符合公司管理实际，又要符合当前法律法规的要求，文书起草人员应站在维护公司利益和形象的位置为公司开拓新思路，及时地宣传公司经营宗旨和对具体工作的目的及意见安排。不得无顾拖延文书的起草工作。 文件管理是指对各级行政主管部门以及公司下发的文件，包括各类传真文件、通知等，对所收到的各类文件应及时传递公司领导传阅登记，按照公司领导传阅意见立即付诸执行，对执行后的文件应妥善保管、及时存档，以备今后备查。 2、行政公章、合同章及企业各类证书的管理： 行政公章是公司对外的身份代表形式之一。它使用得正确如否，直接关系到公司的利益和形象声誉。所以正确使用管理公司的行政公章是件严肃的工作，根据公司的实际情况，对行政公章（包括法定代表人私章）作出具体的管理要求。 （1）行政公章和合同专用章（包括法定代表人私章）由办公室主任专管，任何人不得随意使用、任何人无权私自带出。若公章确需外出使用的，须由办公室主任或由办公室主任派专人前往使用，使用完后应登记并返还公章。 （2）对重要文件须使用行政公章和合同章的（包括法定代表人私章），办公室人员首先应请示领导批准，其程序是：请示领导批准—登记签字—使用—文件留底。 行政公章和合同章（包括法定代表人章）管理使用人员应有对公司高度负责的精神，严格审查、严格保管。切实维护好公司的根本利益和良好形象。 企业各类证书包括有资质证书、营业执照、安全许可证以及税务登记证、组织机构代码证、三体系认证证书（质量管理、环境管理、职业健康安全管理）。还包括项目经理（建造师）证、五大员证、特殊工种证、技术职称证、各类荣誉证等。这些证书证件都是公司在生产经营过程中必不可少的，因此在平时的管理中，必须做到合理使用，妥善保管：①使用各类证件原件，必须首先予以登记签名，规定使用时间、使用地点、使用的工程名称；②使用各类证书复印件，必须加盖公司印章，予以登记后再发放使用。对损坏或丢失证书原件的，应视其情节作出相应的处罚或赔偿。 3、电话管理： 电话是公司对外联络的重要工具之一，利用其得当，能体现办事便捷、速度快、效益高、成本低，否则相反。因此，须对电话管理作出相关规定：①有重要的工程信息或办公业务使用电话时必须长话短讲，是市话的一般控制在5分钟之内，长途电话控制在3分钟之内；②属私人电话的原则上不得使用公司电话，确因事情紧急可用公司电话，但不得超出3分钟。③非本单位工作人员禁止使用公司电话。 办公室工作人员应及时传听电话，对接听的重要电话，应作好登记，并及时向领导作好汇报。 4、办公车辆管理： 办公车辆是公司领导外出处理重大公务、参加各类外务活动、办理紧急事务的专用交通工具，也是公司外部形象的具体象征，因此在平时使用过程中，应当做到管理得当、使用合理、维修及时、节支为本。 公司领导管理人员在使用办公车辆时应向办公室打招呼，由办公室统一安排司机出车，司机人员无权擅自出车。司机人员应当作好出车记录，并将出车里程、目的地、出车时间记录清楚。公司工作人员外出应自觉遵守公司管理制度，不在紧急情况下，不使用办公车辆。 司机人员应在公司办公室的安排下按时出车，安全到达目的地。在行车过程中，应积极遵守交通规则，不得违章停车、超速行车和闯红灯，否则其罚款费用均由司机人员承担，出车任务完成后，应将车辆作一次例行检查，发现车况有异情，应及时向领导汇报，并予以维修，日常应保持车辆清洁，确保下次正常出车。 5、来客来访接待及日常事务管理： 公司办公室工作人员应有良好的精神风貌、文明办公、礼仪接待来访客人，并正确及时地处理日常事务。 ① 工作人员应注意个人的仪表形象，须文明用语、礼貌待人。 ② 接待来访人员要主动热情，积极为来访人员介绍公司基本情况，宣传公司的经营方针和宗旨。 ③ 对来访人员所需办理的业务要虑心诚恳、细致耐劳，让来访人员高兴而来，满意而归。 ④ 处理日常事务要胆大心细，重大事务必须先请示领导，后作出处理。 ⑤ 处理日常事务要正确及时，不得滥用职权，随意处置，不得拖拉推迟，否则所造成的损失则由个人负责。 6、办公设施管理： 办公设施是指办公用的桌、椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、扫描仪、饮水机、空调电扇等。为了正确使用并保护好这些设施，我们必须做到： ① 按照已作登记的各办公室办公用的桌椅及其他办公物品，各办公室负责人应积极爱护，不得随意损坏或丢失，对随意损坏丢失的应由其当事人负责进行维修或赔偿。 ② 办公所用电脑、打印机、复印机、扫描仪等应由所在办公室负责人按照实际情况指派专人负责。采用专人使用、专人维修、专人负责的方法，确保机器的正常运转。禁止外单位人员使用电脑