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江苏省电力公司 电子文件归档与管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 为适应公司系统档案现代化管理和信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性和有效性，根据《江苏省电子文件归档与管理办法》（苏档发〔2005〕6号）、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《中华人民共和国电子签名法》、并结合公司档案管理的实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称的电子文件是指在数字设备及其环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。 第三条 本办法适用于公司系统各单位、直属单位、直属公司、苏源集团及所属企业。 第四条 公司系统代管单位、挂靠单位的电子文件归档工作可参照本办法执行。 第五条 公司总经理工作部负责对本系统内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。 第二章 组织管理与职责 第六条 建立各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的工作联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件生成、归档与管理中出现的问题。 第七条 公司各单位文书、档案和信息管理等相关部门应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件和数字档案馆之间配置电子文件归档接口，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证电子文件各个环节的连续性以及电子文件真实性和完整性，实现电子文件的有效利用。 第八条 所有电子文件的形成单位，都应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 （一）建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。 （二） 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 （三）对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。 （四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。 第九条 各单位应当加强对各岗位文件形成人的业务指导，从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范要求。 第十条 要保证归档电子文件的质量，归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、时间、数据类型、格式等相关说明及描述上保持一致。 第十一条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（待有条件时进行实时易地备份）。 第十二条 考虑到《电子签名法》的实施、推广与相关法律的衔接还需要一定的时间及国内电子签名软硬件技术还不够完善等因素，目前对只有电子签章的电子文件，归档时仍应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。 第三章 电子文件归档 第十三条　电子文件的归档范围、保管期限和密级划分参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。 　　　　　 第十四条　电子文件基本数据类型及其类别代码分别为： 　　（一）文本文件　　　　（Text,代码为T） 　　（二）图形文件　　　　（Graphic,代码为G） 　　（三）图像文件　　　　（Image,代码I） 　　（四）视频文件　　　　（Video，代码为V） 　　（五）音频文件　　　　（Audio,代码为A） 　　（六）数据库文件　　　（Database,代码为D） 　　（七）计算机程序文件　（Program，代码为P） 　　（八）多媒体文件　　　（Multimedia,代码为M） 归档的电子文件应按本办法提供的《归档电子文件存储格式及载体》（参见附录一）选择存储格式和载体，存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。 推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 第十五条　加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。 第十六条　归档的电子文件除目录、电子文件实体外，还应包括相应的结构信息、背景信息和元数据（参见附录二）。文件级数据结构各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法参照江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式》（DB32/505-2002）的要求确定。 第十七条　保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。保管期限属于“短期”的电子文件，根据公司文书立卷改革的有关规定，暂阶段也要和纸质文本同时归档。 第十八条 电子文