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对实现企业档案现代化管理思考 　　摘要:实现档案管理的现代化是企业发展的重要任务之一。本文本文阐述了档案管理现代化管理的意义与基本方法。 　　关键词:企业；档案管理；现代化；方法 　　Abstract: the modernization of archives management is one of the important tasks of enterprise development. In this paper, this paper expounds the significance of the archives management modernization management and basic method. 　　Keywords: enterprise; File management; Modernization; methods 　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013) 　　 　　档案管理现代化管理的重要意义 　　档案管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。现在，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。 　　1.档案管理现代化是解决档案工作发展中突出问题的必然出路。目前，在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题，其中突出的有：档案数量剧增；新型信息介质和记录方式的出现；如何有效保护档案，以及如何适应利用档案的社会需求发生的变化。这些问题强烈地冲击着传统的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已适应不了档案数量剧增和利用档案数量范围的迅猛扩大的需求。二是它囿于管理传统的纸质档案的范围，而对新型档案，显得无计可施，更加适应不了需要。在这种情况下，档案管理现代化便自然提到日程上来，成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。 　　2．档案管理现代化是企业发展的必然要求。 　　首先，它承担收藏和保护企业各个时期形成的档案的任务；其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。 　　3.强化档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。在集团三十年的发展进程中中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。 　　4.信息技术在档案管理中地位。能否普遍采用计算机，是档案管理兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，应该成为改进档案工作的重在之重。 　　二、档案管理现代化的基本方法 　　1.要提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。 　　2.提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。 　　3.提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。 　　三、档案现代化管理的原则及要注意的问题 　　（1）要坚持实用原则。实用就是从本企业、本单位的实际需要出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，不应闲置。 　　2．要注意软件的开发与应用 　　目前各企业档案管理部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用