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公文撰写基础知识 重庆建筑工程职业学院 师承燕 公文撰写规范 公文是机关应用文的主体，在应用文写作中占有举足轻重的地位，在各级党政机关、企事业单位、人民团体中具有广泛的使用价值和运用前景。 公文既是各级党政机关、企事业单位和人民团体进行管理的重要工具，又是任何一个单位实现领导集团意图和指挥意志的重要手段。 为指导和规范全党和全国的公文工作，中共中央办公厅于1996年5月3日发布了《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)， 国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)。 国家质量技术监督局还发布了《中华人民共和国国家标准· 国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)。 以上两个法规性文件和一个国家级标准，是各级机关、企事业单位和人民团体在公文工作中必须遵循的准则。 规范性既是公文的特点也是制发公文的要求，它指的是： 公文内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定； 公文格式、行文程序等均须按照《条例》、《办法》、《格式》等法规的统一规定处理。 从写作的角度看，公文的这一特点主要体现为体式的规范性——从公文文种的使用到文面形式和各种附加标识的确定，党和国家都有明确具体的规定，甚至用“国家标准”予以规范——这在整个写作领域中是独一无二的。 公文写作采用规范的体式，目的是维护公文的严肃性，保证公文的准确、完整、统一、有效及正常运转。 约定俗成 在公文写作中探索和总结的一些已被公认的原则和规律。 法定使成 我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作、运转到管理的若干标准。 公文撰写常用规范 （一）规范使用数字 公文写作离不开数字。数字与一些量词结合，用以表示人和事物的数量。 目前我国通用的数字： 大写汉字 小写汉字 阿拉伯数码 数字在公文写作中的运用，不但是一个严肃细致的工作作风问题，也是一个运用方法问题。数字运用得当，有利于提高公文写作的质量；运用得不好，由于公文是办理公务的一个文字工具，其后果是不堪设想的。 新《办法》第二十五条规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。” 撰写公文时数字的运用，一般掌握以下几点： 阿拉伯数字的用法。 公文中使用的数字，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，要使用阿拉伯数字。 汉字数字的用法。 在公文撰写中，有些地方又不能不使用汉字。 成文日期 行政机关公文要使用小写汉字表示成文日期，如“二〇一一年三月八日 ”；党的机关可以使用阿拉伯数码表示成文日期，如“2011年3月8日”。 部分结构层次序数 新《办法》第二十五条规定，公文中的结构层次序数： 第一层 “一” 第二层 “（一）” 第三层 “1” 第四层 “（1）” 数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句时，就使用汉字。 如：一国两制、二个基本点等。成语、缩略语；百年树人、四不像等。 邻近两个数字（一二三四五六七八九十）并列连用用以表示概数。如一二月、三四天、五六种等。 （二）规范使用名称 同一名称在同一篇文稿中不止一次出现时，力求名词划一，防止前后不统一的现象发生。 运用同类名称时，注意排列次序。 同级党政领导职务一起连用时，一般情况下应以党委负责人在前，行政负责人依次在后的排列。 同级机关一起连用，按照各自的法律地位和使用的习惯。 使用简称，要按一般习惯用法去写，不要随意生造。 各种事物名称连用时，要注意相互之间的概念属类，不要把相互不包含的不同概念排列在一起。 如“职工、工人”、“市民、工人、学生”。 （三）规范运用标点符号 目前各类文章通用的16种标点符号，在公文写作中基本都可以用到，只是感叹号、问号、省略号用得少一些。 应注意标点点在格内，逗号、顿号、句号、分号、冒号、问号、感叹号等，均应占一格而且要点在四分之一格的地方。 引号、括号、书名号，原则上两端均应各占一格。 要注意标点应尾随文后，原则上每行第一格内不得有标点。这是由鲁迅先生最早倡导的。遇有回行的情况时，逗号、顿号、分号、冒号、句号、感叹号等标点符号，一定要尾随文后，点在文末框线的近处；引号、括号、书名号的一部分也不得回行。 公文撰写的基本要求 （一） 内容方面 要同制文机关的职权范围相一致，不可越权行文； 要充分体现党和国家的方针、政策和法规要求，符合公务活动的客观规律； 材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，要合乎保密要求。 （二）词章方面 结构要合理，层次要清楚； 遣词用句要准