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关于办公自动化系统在审计局应用的建议草案 一 前言 办公自动化的真正意义不是指简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公，而是通过计算机系统的各种应用，使各独立的工作者和跨区域的分支机构能实现信息共享，协同工作，远程办公，对工作流程进行规范和控制，如公文流转、审批流程、计划监督等，全面提高办公效率，实现信息共享和高效协同。这种基于计算机系统应用的办公就可以称为办公自动化。 建立办公自动化系统的根本目的有五个：第一是搭建整个企业网络化、自动化高效协同办公平台；第二是将办事流程管理规范化、合理化、高效化，贯穿先进的管理思想；第三是通过信息采集沉淀信息资源；第四是为领导提供有效的监督手段，尽量避免事件失控；第五是实现集中式管理。 二 办公系统应用范围 局机关的组织机构及应用 系统实现了 市局与市主管领导和市政府相关部门之间的公文、信息互通 市局机关各部门之间的公文、信息互通 各区县局、各乡镇所之间的公文、信息互通 局领导与各区县局、各乡镇之间的公文、信息互通 市政府其他部门 市政府其他部门 市局领导 市局各部门 各区县局 各乡镇 市主管领导 远程访问 用户人员 主要组成为： 市局全体工作人员。 各区县局相关处室的人员。 OA实施目标与应用 公文收发管理 通过合理的公文管理方式，极大改善传统的公文传阅困难、归档困难和调阅手续繁杂不便的状况。 公文按照国务院的行政公文管理方式进行管理并自动归档，解决公文的规范化和执行问题，拟发文、收文分发、归档等具体业务的流程化管理都符合国家公文管理规定。 通过公文模板定义、流程定义、发文、待办、催办、归档和查询构成日常公文系统。自定义模板，可以满足任意公文格式要求；流程定义，针对不同单位不同的办公流程，任意设置，满足用户对公文流转的要求，同时，对不同单位的流程模板，授权给相应单位，各单位的工作流程不会混淆应用；通过待办、催办等信息集中显示，用户操作方便快捷；另外加上自动归档和手动归档；本地公文查询和异地公文查询等功能组合在一起，就解决了公文电子化后的各种应用需求。 收文管理 收文管理可实现来文登记、批示、修改、传阅、反馈办理结果、自动归档等功能。 收办件流程 收办件过程支持登记、拟办、审批、批示、承办和办理等处理方式，承办人（可能是某个处室、科室或部门）可以将公文交给具体办理人办理，整个办理流程一气呵成，审批、批示领导可以直接查看基层办理情况，具体办理人也可查阅领导的批示意见。 流程中每个人，包括领导、拟办人、承办人等等都可以填写自己的处理意见、办理结果等，但不可修改其他人的处理意见和办理结果。 用户单位可以将符合本单位办公习惯的办件流程设置为系统流程模板，全单位的收办件均统一调用该模板，达到规范化管理和一致性应用。 系统流程模板：（以某局应用为例，该流程模板授权给某局应用） 套用模板后的实际流程： 收阅件流程 收阅件一般是上级部门下达的，需要本单位相关人员阅读的文件。由单位公文收发员对收阅件进行登记，发送给拟办人员，拟办人员选送相关人员阅件。 发文管理 发文管理适合单位在发文过程中的规范化流程管理。用户单位可以自由定义符合本单位发文规范的发文流程，工作人员拟文时必须调用相应的发文流程。 系统流程模板：（以新平镇应用为例，该流程模板授权给新平镇应用） 县委或县政府科室负责人拟稿人（拟文） 县委或县政府 科室负责人 拟稿人（拟文） （审核）综合科（收文）机要员（封发）局领导（签发） （审核） 综合科（收文） 机要员（封发） 局领导（签发） 套用发文流程模板后形成一个具体的发文审批流程。 全局通报 ----应用简要---- 市局经常会有针对各区县局发出的会议通知、简报等等文件，通过公文形式发送给目标部门。 ----使用功能---- 公文收发管理 ----应用实现---- 第一步：由系统管理员创建“向全局发通报”流程模板，并授权给所有市局机关和区县局办公室负责人应用。 第二步：以某科技局为例，每个月由某科技局办公室主任发出多个科技简报，调用“向全县发通报”流程模板。 第三步：区县各局单位、各乡镇相关部门接收科技简报，并传阅。 日常工作沟通 ----应用需求---- 单位日常工作中，存在着大量的沟通、协作、信息共享等等需求。 ----使用功能---- 协同工作 ----应用实现---- 第一步：信息发起者建立并发出一个协同信息，内容中写明自己的安排、意图或该信息作用，同时发起者可以用任何一种文件格式作为附件，随信息传递给接收者。 第二步：信息接收者接收信息，并就信息内容作出相应地处理。信息发起者可以随时查看各接收者对信息的处理情况，并可进行适时催办。 单位公告 ----应用需求---- 单位内经常性发布的告之内部各人员的信息。 ----使用功能----