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Ch02 Access的基本操作及建立資料表 資料庫管理 本章大綱 Access資料庫管理系統 啟動與關閉Access 建立資料庫 開啟存在的資料庫 Access的使用介面 規劃資料表的欄位 使用設計檢視建立資料表 資料表欄位屬性的編輯 新增記錄 顯示記錄 Access資料庫管理系統-說明 Access是Office軟體家族的資料庫系統，本書使用的版本是2003，這是一套提供給個人或中小企業使用的單機和桌上型資料庫系統，屬於一種關聯式資料庫，在電腦只需安裝Office 2003專業版以上的版本，就擁有Access 2003資料庫系統。 Access本身是一套資料庫管理系統，一套功能強大的應用程式和資料庫系統的整合開發環境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲存和管理資料，並且設計資料庫系統所需的使用介面、查詢和輸出報表等功能。 Access資料庫管理系統-物件 當使用Access建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執行下列工作，如下所示： 使用【資料表】物件系統化分類儲存資料。 使用【查詢】物件在資料表儲存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。 使用【表單】物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。 使用【報表】物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。 啟動與關閉Access 啟動Access 在安裝好Access 2003後，就可以從Windows XP的「開始」功能表啟動Access。 離開Access Access提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當完成資料庫處理後，就可以執行指令結束Access。 建立資料庫 Access記錄是儲存在資料表，一個資料庫可以擁有多個資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲存記錄的資料表。 Access提供2種方法建立資料庫：一是建立空白資料庫，然後新增資料表等物件，或者使用資料庫精靈來建立資料庫。 Access的使用介面-圖例 Access的使用介面-說明 功能表：Access的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關指令。 工具列：Access工具列按鈕可以快速執行編輯或管理所需功能，預設顯示【資料庫】工具列，執行「檢視」→「工具列」指令，就可以顯示其它工具列或自訂工具列按鈕。 資料庫視窗：資料庫各物件顯示和編輯視窗。 工作窗格：顯示各種Access工作窗格，只需在上方標題列就可以切換顯示工作窗格的內容，包含：快速入門、說明、搜尋結果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔案、範本說明和物件相依性。 狀態列：Access狀態列，顯示目前的操作狀態和功能鍵。 建立空白的資料庫 在Access建立空白的資料庫是建立一個沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為.mdb，本書後各章節說明的就是從本節空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統。 使用精靈快速建立資料庫 在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當然需要現成資料庫範本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內容。 資料庫精靈提供步驟依序設定資料，就可以快速建立資料表、表單和報表等Access相關物件，輕鬆完成Access資料庫系統。 開啟存在的資料庫 練習一 建立一資料庫[活動管理] 資料表的規劃-說明 Access資料表物件如同一個二維表格，所以筆者準備將原來是使用Excel編輯的【學生資料.xsl】試算表檔案的現成表格轉換成Access資料表，內含學生連結和學分資料。 在試算表的試算格記錄學號、姓名、地址、電話、生日等學生資料，在轉換成Access資料表後，每一個試算表的欄（A~H）就是資料表的欄位，每一列（2~10）是一筆記錄。 資料表的規劃-圖例 資料表的規劃-步驟1 步驟一：定義資料表的欄位 試算表的每一欄就是資料表的欄位，一共需要8個欄位儲存每一筆記錄。雖然Excel並不用考慮儲存的資料類型和欄位大小，但是在Access資料表的欄位就需要指定每一個欄位的大小和資料類型。 相關注意事項，如下所示： 資料表擁有多少個欄位才能儲存一個完整的二維表格。 每一個欄位使用哪一種資料類型儲存最適合。 每一個欄位大小是否足以儲存所需資料，包含現在和未來的需求。 資料表的規劃-步驟2 步驟二：新增資料表的記錄 在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有9筆記錄。 資料表欄位的資料類型 資料表欄位的大小-文字資料類型 文字資料類型 文字欄位的預設大小為50，其範圍為0~255個字元，每一個中文字佔2個字元。 資料表欄位的大小-數字資料類型 數字資料類型 資料表欄位的大小-自動編號 自動編號 自動編號是一個4位元組的長整數或16位元