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信息化环境对高校档案馆影响 　　[摘 要]档案管理是一个动态的过程，随着社会技术的发展必然呈现不同的管理方式，21世纪最大的技术发展莫过于信息化革命，笔者将以信息化为背景，研究信息化环境给高校档案馆（室）带来的影响。 　　[关键词]信息化；高校档案；服务 　　进入21世纪，计算机技术飞速发展，数据库技术和网络技术不断普及，不仅为人类社会带来了史无前例的信息化革命，也大大提高了人类社会的信息生产能力，各种不同载体类型的档案层出不穷，信息的存储方式不断变化，传输利用要求不断提高，使得不仅信息成为了管理的内容，同时也为档案利用提供了新手段新方法，信息化已给档案工作带来了极大的变化，甚至根本性的变革。 　　高校档案是高校活动的主要记录载体，是高校教学和科研及其它日常管理活动的资源储备和信息来源，是高校历史及文化的直接传承者，为高校事业的发展起到了非常重要的作用。同时，高校作为科学技术的主要研究基地，是社会技术发展的主要推动者和实践者，而反过来，高校也是比较彻底地能受到技术影响的社会组织，全球范围内掀起的信息化革命，必然对高校组织各个方面的影响都是巨大的，在信息化环境下，高校的档案事业必然跟高校其他工作一样显示出信息化的烙印，而呈现出与以往极大不同的特点，甚至出现服务理念、服务方式的转型。作为高校档案管理者，怎样认识信息化给档案工作带来的影响，是我们做好档案服务的基础工作。 　　一、信息化环境对传统档案管理和服务方式的挑战 　　传统高校档案基本以纸质档案为主，辅之以一定的照片档案和实物档案，这些实体档案由档案室集中管理，档案管理者的工作主要是收集档案材料，按照一定标准进行整理，在此基础上进行编码和归档，档案利用服务在工作中所占的比重不会太大，而在档案利用服务工作中，档案管理者也是被动者，档案管理者只有在利用者有需求了找上门了，才会为其提供档案利用服务，基本不会主动提供档案利用服务。同时，档案利用服务对象基本以高校所有基层部门为主，对象单一狭窄，利用目的非常明确，而在信息化环境下，档案载体不再是以单纯的纸质为主，出现了视频、音频、电子文件等诸多档案类型，使得档案管理所体现的技术性大大增强，档案工作者不仅需要熟悉信息化环境下的各种操作平台，甚至也需要能对这些档案材料进行二次加工，这就对档案管理者的技术能力和知识架构提出了非常大的要求，甚至需要专门的信息化技术人才。 　　而在档案利用方面，传统的档案以手编目录为主，20世纪90年代末开始尝试录入机读目录，所以这个时期的档案利用主要是以利用者提出利用要求，档案馆（室）才会提供档案利用服务，这就要求档案利用者必须知道自己需要什么，甚至需要利用者给出相应的文号或者题名，最低要求也必须提供准确的关键字，再由档案管理者进行手工查找或者进行机读目录检索查找，找出相应的档号后进入库房调出档案材料进行查阅利用，这种查阅方式对于只有纸质跟实物等实体档案的传统档案管理环境里虽然也会存在一些不方便，但总体还是跟当时的环境适应的，但在信息化环境下，大量电子文件产生，各种载体形式的档案层出不穷，数字化的档案已经基本取代传统的纸质档案。在这种形式下，传统的档案利用模式肯定不能适应多层次的档案利用要求。 　　二、信息化环境下高校档案馆的服务特征 　　21世纪的信息化革命带来的改变是彻底的，对社会很多方面的影响基本都是颠覆性的，就高校档案事业来讲，受到的影响也是非常之大，它颠覆了传统的档案利用模式，带来了档案利用服务理念的转变，下面笔者将尝试分析信息化对档案利用服务模式带来的转变。 　　主动型。传统的档案工作主要提供凭证作用，是一种被动的管理模式，档案管理人员坐在办公室等着档案利用者上门，有上门才有服务，没有上门则不提供服务，档案管理者不会主动关心档案利用需求，更不会主动提出没有要求的服务，这在之前相对封闭的高校体系里基本算是合适的。但随着信息化时代的到来，信息成为最重要的资源，谁最先掌握准确信息，谁将在激烈的竞争中取得优势，企业如此，高校也如此。因此各高校各部门都非常重视信息的准确度，对信息提供的速度要求越来越高，此种环境之下，高校档案馆（室）必须改变被动的服务模式，改变坐等上门的服务理念，主动关心利用者的需求，创造快速便捷的档案利用条件，为档案利用者提供最方便最快捷的档案利用服务。 　　服务性。传统的高校档案利用模式，还采用机械式的档案管理模式，档案工作的最主要关注点是对档案的管理，而不是服务，档案馆（室）关注自己有什么，关注档案馆（室）对档案材料起到怎样的保护作用，而不大关注利用者需要什么，较少关注档案的利用效果，档案提供者和利用者之间缺乏回馈性的交流，这跟被动式的工作方式有关，但随着社会要求政府等机构向服务性机构转变的大环境，高校也只能加入向服务性高校转型的大潮流，随着高校职能的转变，高校档案工作自然也受到高校转型