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试论档案信息数据库建设 　　[摘 要]本文从档案信息数据库建设步骤、影响等方面入手，对档案信息数据库建设进行检要分析。 　　[关键词]档案；信息数据库；建设 　　一、档案信息化的相关概念 　　档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联”、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。 　　二、当前档案信息数据库建设的关键问题 　　（一）明确数据库建设目的.对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。 　　（二）实现档案目录数据库建设.档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。目录数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。在档案目录数据库建立的基础上，可以考虑建立档案目录中心，实现一定范围内档案内容互补和档案信息资源整合，更大限度地发挥档案效益。 　　三、档案信息数据库建设步骤 　　（一）档案信息的收集 　　档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。 　　（二）档案信息前期处理 　　这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。 　　（三）数据录入 　　将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。 　　（四）数据库的完善 　　由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新，计算机技术爆炸般地迅猛发展，数据库系统发生着剧烈的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件，但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保证。 　　四、档案信息数据库建设对档案管理工作的影响 　　档案信息数据库建设，意味着在信息社会中档案管理工作开始涉及各类相关的技术问题，档案工作开始大规模引进现代技术。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推进，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。 　　（一）内部调整：相关档案业务环节的调整 　　1.简化整理工作。整理工作是采用一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用。由于采用计算机自动化检索，可以方便地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必须简化整理工作使之简明实用，档案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，而且整理工作的重点应放为档案计算机检索系统或管理系统做好数据准备上。以“件”为档案整理，是从传统的档案管理向数据库环境下的档案管理过渡的一种衔接，它符合电子文件的形成和发展规律，有助于计算机辅助档案管理，有助于实现电子文件的归档。在以“件”为单位对档案进行整理的过程中，作为文件向档案转化的一个环节，“立卷”已是名不符实，在归档这一环节，只是进行介质归档。当档案管理中电子文件达到相当比例，技术应用发达到一定程度，电子文件的归档与整理将合而为一。 　　2.深化检索工作。在数据库环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它决定了数字档案信息的著标引及存储，因此要进一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。 　　3.研究和实现数字档案信息的保管保护工作。数字档案信息的保管保护，不同于以往任何载体档案的保管保护。由于数字档案信息的存储载体占用空间较小，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特别要求，包括必须存放在专用库房中，对库内