浅谈中小企业移动办公自动化选择与实施.docVIP

浅谈中小企业移动办公自动化选择与实施 　　中国的中小企业正在日渐发展壮大，随着业务、人员的扩充，加上市场竞争日趋激烈，企业发现为了提高竞争力，需要更高效的沟通与决策辅助手段，目睹大公司大企业都已实施办公自动化，中小企业也开始思考自己是否有必要实施办公自动化、该遵循什么样的选择原则、且实施中又该注意些什么问题？ 　　另外，随着高速移动互联网的普及，很多大企业已经开始应用手机移动办公，中小企业也存在人员工作地点分散、移动，以及决策时效要求高等特点，但又不像大企业能支付大笔的费用用于移动办公的购买与开发，那有没有一套适合于中小企业且物廉价美的移动解决方案呢？本文将重点介绍中小企业移动办公自动选择与实施注意事项。 　　一、中小企业实施办公自动化的意义 　　移动办公自动化的核心仍然是办公自动化系统，中小企业通过内部办公自动化通信平台的建立，可实现工作流程的自动化管理及分布式的办公，有效提升企业内部的沟通和工作效率，并能通过IT流程的监督改变一些企业原来管理人员随意、不规范的行为，更重要的是能提供更多信息支持快速、科学的决策，其作用具体表现在：（1）极大地提高工作效率，办事人员不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行；移动办公的应用，更能打破时间与空间的限制，有效提升工作效率。（2）节省运营成本，包括时间和纸张等。（3）规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。（4）提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通方便，信息反馈畅通，单位的内部的凝聚力将大大增强；同时员工积极性与工作效率的提升可有效提高企业竞争力。（5）办公自动化平台能提供更多的基础信息数据，使得高层决策更迅速科学。 　　二、中小企业信息化建设特点 　　市场上有很多类型的办公自动化产品，但为了做出更好的选择及确保实施成功，需充分了解中小企业的信息化特点，区别于大企业资金充足、业务流程相对成熟稳定、人员平均素质高等特点，中小企业的信息化特点具体如下：（1）企业发展快，信息化需求变动大。相对大型企业而言，中小企业的业务流程相对灵活，这决定了中小企业信息化应用必须能够满足业务变动的节奏，有效匹配新的业务模式。信息系统既要做到流程能固化，但也要便捷、灵活可更改。（2）企业在信息化方面的资金投入压力大。中小企业的关键在于发展，由于企业间竞争压力大，企业把有限的资金都放在研发和市场上，不愿意在信息化上投入过多资金。（3）企业信息化人才缺乏。往往处在高速发展的中小企业对于信息化缺乏足够重视，成本投入过少造成待遇不好，因此对人才的吸引力也不大。 　　三、中国电信综合办公――为中小企业量身定制的移动办公自动化业务云平台 　　基于上述中小企业的信息化特点，可知道中小企业在进行办公自动化部署时的述求是：系统价格低廉、业务功能丰富并灵活可调整、简单易用最好不用培训就能上手、最好能避免较多一次性投入、后期维护、升级的费用投入以及技术人员配备。而这些也正是中国电信综合办公（网络版）的业务特点。 　　综合办公（网络版）业务是基于中国电信的宽带互联网、移动互联网以及集中部署的综合办公（网络版）业务云平台，为中小企业客户提供业务功能丰富、的办公自动化业务，同时可满足客户随时随地的信息共享和移动办公需求。其主要特点是：（1）采用云平台，客户无需进行一次性软、硬件投资；（2）业务功能丰富、流程灵活可制定；（3）移动办公满足客户随时随地的办公需求，无需额外付费，应用适配终端多；（4）简单易用、线上线下多重支撑，售后服务更完备；（5）业务功能不断升级、企业无需配备维护人员。 　　1、采用云平台，客户无需进行一次性软、硬件投资。传统的OA系统，需要客户腾出机房、机架来摆放服务器以及网络设备，并花费数十万甚至百万购置硬件服务器及各种软件，而综合办公平台无需客户任何机房、机架资源及一次性投资，只需按照月支付较少的功能费，即可获得一套功能齐全的办公系统。 　　2、业务功能丰富、流程灵活可制定。综合办公业务同时具备常见、全面的办公自动化软件业务功能，同时融合了具有运营商特点与优势的融合通信能力，并且具备灵活的流程定制与变更功能。 　　（1）信息化功能。信息化功能主要包括单位/个人通信录、日程管理、内部邮箱、电子公告、工作审批、公文管理、会议管理和文件管理等较为全面的功能。（2）融合通信功能。相比于普通的办公自动化软件，中国电信结合通信能力的优势，提供了短彩信群发、手机多方通话和免费提醒电信功能等多种融合通信服务。（3）移动办公功能。业务平台的功能基本均可在移动终端（手机或平板）中应用，满足客户随时随地的办公需求，更大提高工作效率。（4）流程灵活定制。业务平台提供用户管理、部门管理、角色管理、流程配置、模