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论高校教务办公室职能强化与管理创新 　　摘 要：随着高校管理体制改革的不断深入，教师和学生的主体意识日益增强，学校办公室服务的对象、内容和要求发生了新的变化，因此高校教务办公室要适时调整重点职能。以教务处办公室为例，探讨强化信息管理、辅助参谋、建章立制、统筹服务、协调沟通、督查督办职能，升级办公设备、服务理念和人员素质，创新管理手段、服务方法和工作思路的经验做法，以求办公管理务实高效。 　　关键词：教务办公室 职能 管理 　　中图分类号：G420 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）04（b）-0188-02 　　高校教务部门是学校内独立负责学生教育的部门，部门人员少任务重是最主要的特点，既需要统筹工作对外公布，又由几个具体部门分管工作完成任务，而办公室在教务管理系统中担当着承上启下，左右协调，内外沟通的重要角色。随着高等教育改革的深入和对高等教育的要求与期望，高等教育部门面临着诸多挑战，例如：内部运行机制改革、强化教师队伍建设、提高高等教育质量等以适应外部环境的变化。因而总结内部规律，吸取有效经验，强化最主要职能和进行管理创新，提高工作效率则显得尤为重要。 　　1 高校教务办公室的突出职能 　　曾有位行政工作者把办公室工作总结为：管理政务事务，处理信息文书，当好助手秘书，通讯信息报道，办理提案信访，综合统计，机要保密，查办催办，财务管理等。而高校教务办公室不仅需要做这些工作，还需要承担与学生、教师、学生家长、上级教育部门沟通协调的责任。 　　1.1 强化信息收集与发布，突出参谋职能 　　信息是提供决策的有效数据，信息的缺失、失真、失效或不对称会造成决策失误或无效。办公室要利用自身收集信息渠道多、信息网络广的特点，全面收集、分析信息，为领导者提供有效的决策依据。信息化平台是一个可利用的有效途径，例如在南昌大学，就可利用本校OA网、新闻网、教务管理系统、教务在线、家园网、BBS贴吧、网络中心、官方微博微信等网络平台对信息进行收集、处理、分析、传输和反馈。利用办公网主页、教务网站动态公告、教务管理系统提示等方式，公布学校文件、通知相关事宜、网上互动交流，使信息得以畅通的传递在各个主体间。 　　办公室是辅助配合领导工作、领会上级意图、传达指示、贯彻执行、督促反馈最深刻的部门。高校领导既是行政领导，同时兼具学科研究者或带头人，工作千头万绪，因而办公室就要充分发挥辅助参谋职能，要做到：（1）为领导提供及时有效的可利用的信息辅助决策，如在制定教师授课质量评价体系时，提供评价指标、权重、影响因素及相关支撑材料；（2）根据学校文件精神安排具体工作并督查进度情况及时报告，如安排；领会领导意图草拟文稿、布置工作；（3）辅助领导就具体问题、突发情况提出建设性建议；（4）辅助领导做好日常管理；（5）提醒并合理安排领导日程；（6）做好上下协调，左右沟通工作，使决策得以全面领会并贯彻实施等。 　　1.2 为日常行政工作建章立制，统筹服务职能 　　高校教务办公室工作具有持续重复性伴有突发临时性的特点，是为学校教学调研、党政管理、师生活动、教学条件保障提供服务的基础部门。办公室日常工作范围广、涉及内容多，繁杂而不容马虎，因而需要将行为上升至制度化，在研究普遍高校管理规律的基础上，结合学校实际，将各级各类活动纳入规章制度中，如制定《办公室行政管理制度》《教务办公流程》等，将部门工作规范化、流程化、程序化。教学教务处办公室的工作可以总结为图1。 　　教务办公室的每一项具体工作都带有服务的性质，重视服务管理，树立自觉服务的角色意识是为校领导、校内各部门、教师员工、学生及家长服务的精神基础。在日常行政工作中，规范处理文档，为机关保留好珍贵的档案资料，特别是教学改革、授课质量评价体系的建立过程、考试安排及记录等；会议安排周到妥当，会议或其他活动的筹备、进行、总结都要落实到人；接待工作到位，议程细致时间合理，接待热情周到；印章使用规范，按照印章使用规定科学规范的使用；信访工作落实，及时上报处理并跟踪督查进展情况；突发事件应激，制定应急预案，加强处理突发事件的能力；热情服务教师、学生及家长，耐心细致地倾听意见，解决困难。比如根据学生的需要，制定《教务部门部分工作流程册》，将毕业生的成绩、学籍、学位证明、教室借用等问题的办事流程用流程图方式展示出来，方便师生办理。 　　1.3 强化协调沟通，督查督办职能 　　协调沟通是实现高校办公室目标的重要手段，它不仅有助于信息传递，进行科学决策，也有助于部门的整体凝聚力。沟通协调的功能是保证各项工作不矛盾、不重复和不冲突，以形成最高效的配合关系。高校办公室需要对校外部的主管上级机关、政府主管机关、兄弟院校、协作单位、校周边环境、学生家长，对校内部的学校领导、各部门、教师、学生等关系进行协调，最大限度地调动各方面的积