论集团企业行政办公金字塔四级制度标准体系构建.docVIP

论集团企业行政办公“金字塔四级制度标准体系”构建 　　集团企业是现代企业在高度发展基础上形成的一种以母子公司为主体，通过产权关系和生产经营协作等多种方式，由众多的企业法人组织共同组成的经济联合体。所辖单位多、涉及学科多、技术难度大、生产规模大、管理幅度宽、社会化程度高，对办公室系统发挥综合协调、服务保障、决策支撑、参谋助手等作用提出了更高要求。 　　办公室业务领域宽，综合性强，工作精细化要求高。深入研究各专业规律和特点，使大量周期性、基础性、事务性工作实现制度化、程序化、标准化，就要以制度标准建设为抓手，着力提升工作规范性。在集团制度框架下，行政办公制度标准体系建设在整个集团的管理实践中，以“制度先行、标准跟进、分步实施、动态维护”为原则，构建基于层级关系的“金字塔四级制度标准体系”，确保人人职责清晰，事事有章可循。 　　一、“金字塔四级制度标准体系”的提出 　　集团企业各级单位办公室工作标准高低不一，水平参差不齐。办公室系统的集约化管理亟待进一步加强，促进资源优化配置的空间还很大。为了消除“自转”，强化“公转”，理清管理界面与责任，将标准化建设拓展至办公室所有业务领域，围绕办文、办会、办事三大核心业务而开展“标准化办公”，提出构建基于层级关系的“金字塔四级制度标准体系”这一理念。制度标准体系建设包括软硬件的标准化和宏微观标准化等两个方面，互为补充和协调。 　　1.软硬件标准化 　　硬件标准化就是按照“实战、实用、实效、实际”的要求，坚持高标准、严要求，从标准化、人性化、科技化三方面着手，落实到每一个细节，甚至办公室桌面上摆放的物品，都要统一摆放、统一位置甚至统一朝向，哪间办公室、哪张桌子摆放不规范，要一眼就能看出来。 　　软件标准化是指重视企业行政办公功能的全面性，流程的可控性，技术的先进性，更要注重系统的易用性，注重每个细节，甚至员工日常工作所提交的计划、总结、方案等，所有文件都要统一格式，甚至统一字体，做到符合要求。 　　2.宏微观标准化 　　宏观标准化是框架性标准，就是确立一定的等级和程序，有步骤地去实施。细化标准就是进一步明确标准的可操作性和适宜性，加强监督，确保标准的制度化。 　　笔者在办公室从事行政办公工作，总结个人工作实践经验，尝试提出基于层级关系而构建“金字塔四级制度标准体系”，从依靠摸索和模仿形式的产生变为有意识地制定，并且实现综合理论指导。概而言之，即以“一个中心、两个层面、三个统一、四级体系”为目标，以制度标准和职责一体化建设为重点，构建基于层级关系的四级金字塔制度标准体系。 　　二、“金字塔四级制度标准体系”目标实现的具体分解 　　1.“一个中心”的明确――简化原理 　　办公室工作要紧紧围绕集团改革发展中心，以集团化、标准化为目标，健全工作体系，创新管理模式，规范业务流程，强化协调高效运转，保障行政办公信息在集团中各部门、各单位实现纵向贯通、横向集成、高度共享。对标准化对象的结构、型式、规格或其他性能进行筛选提炼，剔除其中多余的、低效能的、可替换的环节，精炼并确定出满足需要所必要的高效能的环节，保持整体构成精简合理，使之功能效率最高。只有通过行政办公制度标准体系建设，强化风险管控，降低管理成本，提升工作效率，才能为集团改革发展提供坚强支撑服务。 　　2.“两个层面”的互动――协调原理 　　“两个层面”的互动是为了使行政办公制度标准体系的整体功能达到最佳，并产生实际效果。必须通过有效的方式协调好办公室系统内外相关因素之间的关系，确定为建立和保持相互一致，适应或平衡关系所必须具备的条件。具体而言：一是集团办公室抓好统筹规划、顶层设计，科学制定制度标准，以制度保障标准的执行。用标准作为制度的补充和完善，对下属单位进行总体监督和指导，引领基层单位贯彻执行，注重区分轻重缓急，以重点带动一般，实现行政办公资源的集中统一管理，提高办公室系统整体管理水平；二是基层单位结合自身状况，做好制度标准体系的实践，探索，完善方式、方法，集团办公室总结、提炼成功经验，上升为集团标准，在集团范围内推广，实现各类行政办公资源共同建设、共享同有、共同完善。 　　3.“三个统一”的坚持――组织原理 　　行政办公制度标准体系的构建，就是基于办文、办会、办事三大核心业务实现组织协调、齐头并进。一是统一办公体系，建设一体化、横向协调、上下联动的办公室系统。办公室统筹规划行政办公一体化办公体系建设，下属单位办公室在业务上接受集团办公室的指导和安排，确保行政办公制度标准体系建设的落实和管理流程畅通；二是统一支撑平台，建立以协同办公系统为核心，以行政办公资源管理为对象，以标准化、程序化、模板化为手段，覆盖集团本部和下属单位的一体化综合办公平台。实现应急值班、信息报送、督察督办、公文流转、会议接待、档案管理、公务车辆等业务的标准化管理；三是统一考核