ibm新奥燃气控股集团—051205项目组会议管理规范.pptxVIP

一、会议（培训）准备工作事项清单1、征求会议发起人意见，确定会议目的、形式、议程、时间、地点、主持人、参会人员、邀请领导、记录人，及会议发起人的要求和指示。2、根据此前了解的信息，拟定会议通知（拟订过程中要确认并预定会议场所、参会领导时间、与相关活动有无冲突），报相关领导审定、签发。 提示：组织人员要提前落实参会人员食、宿、行、费用结算安排，并在会议通知中告之与会人员。3、下发会议通知，并确认会议涉及到的人员知晓《会议通知》，包括参会人员、会务人员，对于会议议程涉及人员要特别提醒。一、会议（培训）准备工作事项清单4、组织召开筹备会议，讨论确定会议组织筹备各个环节涉及的事项，并分工落实、催办检查。5、布置会场（悬挂会标或PPT、场地布局、座位摆放、会议桌签），确认： 是否需要准备水果、茶水、点心、鲜花、饮品？ 是否需要准备投影仪、播放用电脑、录音笔、电池、激光笔、白板、油笔、电源插座、签到表、网线、会议出席情况报告单，是否为参会人员准备纸、笔？ 提示1：注意检查音响、空调、灯光、电脑连线和投影仪调试。 提示2：重要会议会场布置情况提前请相关领导检查、验收。 提示3、需要预定的物品要提前预定（如鲜花、会标、水果等）。 提示4、重要会议提前落实摄影录象人员和设备。一、会议（培训）准备工作事项清单6、会议资料收集、事先检查、播放编排，需要时提前发放与会人员或现场拷发。7、组织参会人员入场、签到，重要领导会前要提醒，会前要提醒会议纪律（特别是手机打震动问题）。 提示1：临近会议开始，要电话提醒尚未到场的人员。 提示2：会议相关事项发生变化或调整，一定要及时通知相关人员。二、会议记录及会议纪要整理要领会议记录要领根据会议规格，提前确定会议记录人；必要时，提前准备录音笔、电池；练习速记，区分要点；听进去才能记下来，要用心听、记在心里；领导的点评、总结发言尤为重要；主动搜集相关人员的讲稿，作为参考；听不清、拿不准的要设法核实，别想当然。二、会议记录及会议纪要整理要领会议纪要整理要领忠实原意，语言简练，不要原话直说、出现口语；逻辑层次要清晰，整理前可先构思框架；措辞要仔细推敲润色，适当“圆滑”一点；格式要符合固定的纪要版式；套用固定版式注意更新头尾信息；领导点评、总结发言通常最后压轴；抄报领导名单注意先后次序；请会议主持人审核、签发。三、项目组会议管理要求会议名称会议主办、组织筹备会议主持会议记录、纪要整理会议纪要审 核会议纪要签 发备 注项目组周例 会项目管理办公室项目经理潘万荣宋 伟白立新陈加成会后两日内完成纪要整理项目研讨、工作研讨会、项目汇报会项目管理办公室项目经理潘万荣宋 伟白立新陈加成业务小组内部各类会 议本业务组业务组组 长本业务组指定专人业务组组长、IBM参会顾问由宋伟决定是否报陈总签发召开前到项目办袁葆荣处登记，取得会议编号请大家共同努力规范会议管理！