小学档案分类的方案.doc

XX镇XX小学 档案分类方案 为了进一步加强XX小学档案综合管理工作，提高现代化管理水平，实现档案分类、整理、编目、排列标准和规范化，便于档案信息资源的开发利用，使档案更好地为XX小学的教育改革发展服务，现根据省档案局有关《广东省档案分类办法》的精神，结合XX小学的实际情况，制定本分类方案。 一、分类原则 1、以XX小学所形成的全部档案为对象，根据学校的职能部门、档案内容和档案载体形成特点进行分类，便于科学管理和开发利用。 2、分类后的档案分别用大写英文字母顺序编大类代号，大类以下设若干属类，分别用阿拉伯数字代号。 3、本方案适用于XX小学全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。 二、类别设置 一 大类设置 根据XX小学的实际情况，原则上分为文书（党、政、工、团、妇）档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、教学档案、荣誉档案七大类，分别用英文字母作代字。如表： 类 别 代 字 文 书 档 案 A 基 建 档 案 B 设备仪器档案 C 会 计 档 案 D 声 像 档 案 F 教 学 档 案 G 荣 誉 档 案 H 二 属类设置 各大类视实际需要确定一级、二级属类的设置，具体设置如下： 1、文书档案：大类内不再设属类。 2、基建档案：按工程项目设置属类。 3、设备仪器档案：按台套或型号设置属类。 4、会计档案：大类内设报表、帐簿、凭证，其它四个一级属类。 5、声像档案：大类内设照片、底片、录像带、VCD四个一级属类。 6、教学档案：大类内设教学管理、教师业务、体育卫生安全、题库、学籍册和学生花名册及插班生名册。 7、荣誉档案：大类内设奖状（证书）、奖旗、奖杯（可折叠）和奖牌、赠物题词（不可折叠）二个一级属类。 三、各类档案整理立卷与编号方法 （一）文书档案 按“年度——保管期限——问题”（以问题为主）组卷。案卷顺序号按以下方法排列：永久、长期保管的案卷，按年份排列后多年编一个流水号；短期保管的案卷，按年份排列后，多年编一个流水号。分类编号方法举例如下： A 12．1—1 案卷号 目录号 保管期限（12表示永久、长期合编） 大类代号（文书档案） A 3 . 1—1 案卷号 目录号 保管期限代号(3表示短期) 大类代号（文书档案） （二）基建档案 按基建工程项目设置一级属类，每个一级属类（工程项目）各自编案卷顺序号。编号举例如下： B 1—1 案卷顺序号（第一卷） 属类代号（第一项工程） 大类代号（基建档案） （三）设备仪器档案 按添置时间先后，以台套为基础组卷并排列案卷大流水号。档案材料一般不装订，每份材料加盖档号章盒装。其结构模式是：大类代字十案卷顺序号。编号举例如下： C 1 案卷顺序号（第一卷） 大类代号（设备仪器档案） （四）会计档案 按报表、帐簿、凭证、其它四个属类分别整理立卷 1、报表：每年的报表组成一卷，多年的案卷按顺序编大流水号，保管期限为永久。分类编号举例如下： D 1. 1—1 案卷号（第一卷） 目录号（第一号目录） 一级属类代号（报表） 大类代号（会计档案） 2、帐簿： 每本帐簿为一卷。按保管期限分，25年的多年编一个流水号，分类号为D2·1；15年的多年编一个流水号，分类号为D2·2。分类编号举例如下： D 2. 1—1 案卷顺序号（第一卷） 目录顺序号（期限25年） 一级属类代号（帐簿） 大类代号（会计档案） D 2. 2—1 案卷顺序号（第一卷） 目录顺序号（期限15年） 一级属类代号（帐簿） 大类代号（会计档案） 3、凭证： 每本凭证为一卷，多年的案卷按顺序编大流水号。分类编号举例如下： D 3. 1—1 案卷号（第一卷）