006商议管理程序.docVIP

文件编号：JZ -QP-006 版 次 号： 第A1版 生效日期： 2007/9/1 编写部门： 企管部 编制： 年 月 日 审核： 年 月 日 批准： 年 月 日 文件变更履历表 文件名称： 编号：JZ-QP-001-07A0 NO 修订日期 修订种类 修订内容 版 本 修订者 增加 减少 异动 章节 1 2007.8.28 ( 部门名称更改 A1 填表： 文件标题 沟通管理程序 文件编号 JZ-QP-006 版次 A1 制订部门 企管部 生效日期 2007/9/1 页码 1/4 1 目的 在本公司建立有效的内部沟通和外部沟通（包括与顾客、政府部门、供应商的沟通），以确保质量管理体系的持续有效性。 适用范围 适用于本公司质量管理体系各功能间的内部沟通和外部沟通。 权责 3.1 各相关部门均可提出沟通需求。 3.2企管部负责组织本公司的内部沟通及与政府部门的沟通，并对公司内、外部沟通进行汇总、记录和保存。 3.3 市场、采购部负责与顾客、供应商就双方之间的需求和合同等事宜进行沟通。并负责就顾客抱怨、退货等事宜与顾客进行有效沟通。 3.4最高管理者形成及维持达成顾客需求重要性的认知与沟通,确保顾客需求已被充分了解且符合,并确保质量方针能在组织中被传递了解且实施。 定义（无） 5 运作流程 5.1 沟通管理流程图（附件一） 5.2 沟通需求： 沟通需求的内容包括： 5.2.1 公司内部沟通: 质量目标被各部门、各阶层人员了解； 公司内各职位及其权责； 符合质量政策及质量管理体系各要项的重要性； 工作活动对质量管理造成实际或潜在的重大冲击； 改善人员绩效的利益； 不符合程序规定的潜在后果； 相关资讯、资料。 5.2.2 与顾客的沟通： 顾客对本公司产品/服务需求和期望； 合同签订、更改、执行等事宜； 顾客问询信息； 顾客反馈，包括对公司有关产品/服务进行投诉或顾客要求退货； 顾客满意度出现偏差； 必须具有能力按客户规定的语言和格式（如计算机辅助数据、电子数据交换）传递必要的信息，包括数据。 沟通管理程序 文件编号 JZ-QP-006 版次 A1 制订部门 企管部 生效日期 2007/9/1 页码 2/4 合同的签订、更改、执行等事宜。 5.3 沟通方式 5.3.1 当有沟通需求时，由相关部门提出。可采用以下沟通方式： 会议； 报告； 公告、通告、通知； 指示； 函件； 电话、传真、电子邮件； 口头； 计算机辅助数据电子数据交换电子数据交换 沟通管理程序 文件编号 JZ-QP-006 版次 A1 制订部门 企管部 生效日期 2007/9/1 页码 3/4 若沟通达到预期效果，此《内部联络单》可以关闭。 若沟通未达到预期效果，此《内部联络单》则不予关闭，相关部门应重新进行沟通，按本程序5.5执行。 5.7.3 评估时应考虑沟通不当对绩效的冲击。必要时依《持续改进控制程序》处理。 5.8 员工满意度相关信息的收集监视： 5.8.1各部门日常收集的员工意见、建议、批评、抱怨、投诉应以书面方式向企管部报告。 5.8.2员工满意度的调查 企管部每年6月向员工发出《员工满意度调查表》（表单二）以收集员工满意度的相关信息。 5.8.3员工满意度的测量分析 企管部及时回收《员工满意度调查表》，并结合日常收集到的相关信息，将员工满意的趋势和不满意的方面，尽可能以定量的方式（如打分），形成《员工满意度报告》报送领导及相关部门。 5.8.4员工满意度的改进 5.8.5对员工日常反映的满意度相关信息，由信息收集部门以书面的方式告知企管部和相关部门，企管部和相关部门在分析的基础上，应采取必要的措施加以改进，信息收集部门和企管部应予以追踪、验证。追踪、验证结果的记录填于先前发出的《内部联络单》上。 5.8.6定期的《员工满意度报告》应作为管理评审的输入之一，由管理评审会议进行评审，并作出必要的