word邮件合并功能巧妙应用.docVIP

word邮件合并功能巧妙应用 　　[摘　要]在实际工作中经常会遇到需要处理大量版式相同而内容不同的文件，这时用好Word软件中的邮件合并功能就会起到事半功倍的作用，以常见的借书证制作为例，简单介绍了邮件合并功能的使用方法以及几点使用技巧。 　　[关键词]word；邮件合并；借书证；主文档；数据源 　　 　　邮件合并功能用于批量处理信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发等，应用领域极为广泛。它的主要优势在于处理各类报表、信件和录取通知书时，其主要内容基本相同，但是具体数据又有所变化的情况。为了减少重复工作，提高办公效率，我们可以用Word中提供的“邮件合并”功能，便捷高效的完成这些工作。 　　 　　一、邮件合并的概念 　　 　　“邮件合并”是Word2003的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并功能用于批量处理信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发等。邮件合并的应用领域： 　　(1)批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 　　(2)批量打印信件：主要是从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 　　(3)批量打印请柬 　　(4)批量打印工资条：从电子表格调用数据。 　　(5)批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 　　(6)批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 　　(7)批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等次，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 　　(8)批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。 　　总之，只要有数据源(电子表格、数据库)等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！ 　　 　　 　　二、邮件合并的使用 　　 　　邮件合并思想是首先建立两个文档：一个主文档，它包括报表、信件或录取通知书共有的内容；另一个是数据源，它包含需要变化的信息，如姓名、地址等。然后利用Word提供的邮件合并功能，即在主文档中需要加入变化的信息的地方插入称为合并域的特殊指令，指示Word在何处打印数据源中的信息，以便将两者结合起来。这样Word便能够从数据源中将相应的信息插入到主文档中。由此可见，邮件合并通常包含以下四个步骤： 　　(1)创建主文档，输入内容不变的共有文本； 　　(2)创建或打开数据源，存放可变的数据； 　　(3)在主文档所需的位置插入合并域名字； 　　(4)执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。 　　下面我们一起来制作一张有姓名、性别、系别、学号、照片的“借书证”，具体学习邮件合并的详细操作过程 　　 　　(一)素材准备 　　　这里的素材主要是学生照片的准备。首先用图像处理软件按所需要的尺寸、大小及格式批量调整好学生照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据数据库里的学生姓名、系别或者学号顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内。我们把它保存到桌面一个名为“借书证制作”的文件夹中。 　　 　　(二)信息源设计 　　　1.主文档创建 　　启动Word 2003，先建立一个主文档，设计排版如图I所示，这些内容也是借书证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。 　　2.数据源创建 　　使用Excel表格建立“学生信息表”，在表中要分别包括学生的姓名、性别、学号和系别，姓名、学号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如E：\\借书证\\001.JPG制作完成后把该工作簿重命名为“学生信息”。 　　所有素材为：6张图，一个名为借书证，doe的文档，一个名为学生信息，xIs文档。 　　注意它们是放在同一个根目录下，这里我放它们进一个名为E盘“借书证”的文件夹中。 　　 　　(三)在主文档中插入合并域(文字方面) 　　1.打开借书证．doe文档，调出邮件合并工具栏 　　2.连接数据源：点开“邮件合并工具栏”左边第二个按扭，找到“借书证”文件夹下的数据源“学生信息，xls”，双击“学生信息”电子表格打开，在随即出现的对话框里默认选中第一项，直接点确定。 　　3.把数据源中的相关字段放入主文档中，步骤如下：首先将光标插在借书证表格的“姓名”栏后，然后单击“邮件合并工具栏”中左起第六个“插入域”命令，在出现的“插入合并域”对话框中选中”姓名”，再点“插入”。 　　4.照此方法，分别将“学生信息”数据源中的相关字段，放入主