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Word邮件合并在事务处理中应用 　　【摘 要】Word邮件合并功能被广泛地应用到各种事务处理中，但是在处理图片合并时，经常会有无法显示的情况存在，本文用胸卡制作的案例专门对图片域的处理进行详细的说明。 　　【关键词】邮件合并 图片域 事务处理 Word 　　【中图分类号】TP391 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）35-0105-03 　　在日常工作中，我们经常需要处理一些重复量大的事务，比如制作荣誉证书、准考证、邀请函、胸卡等。使用一般的方法，即首先制作一个模板，逐一复制，填入对应的信息。这样的操作不仅流程复杂、任务量大，而且一不小心，容易出错。如果能够灵活运用Word中的邮件合并功能，能够将我们从这些重复的劳动中解放出来，既节省了人力，又能确保制作过程不出问题，提高工作效率。 　　一 什么是邮件合并 　　Word中的邮件合并是指专门批量生成信函类文档的功能，例如给成千上万的客户发送相同的邮件，邮件主题内容相同，只是称呼、地址不同。邮件合并的功能正是为解决这样的问题而提出来的，它可以批量、快速地完成多份格式相同的文档制作。 　　二 邮件合并的适用范围 　　邮件合并的适用范围非常广泛，除了可以批量处理信函等与邮件相关的文档外，还可以处理胸卡、邀请函、工资条、成绩单等事务。 　　其应用范围主要包含以下两个特点：（1）需要制作的文件数量多。（2）这些文档中包含变化的部分和固定不变的部分。例如：在胸卡制作中，外部的框架、公司的标志、部门、编号、姓名的字段名是不变的，每个人所在的部门、编号、照片信息是变化的。 　　本文以Word2013制作某公司胸卡为例（见图1），讲解邮件合并的使用方法。 　　图1 　　三 邮件合并的一般步骤 　　1.准备素材 　　素材包括主文档、数据源、照片等。所有的素材应该放在同一个文件夹下。 　　主文档是指在邮件合并操作中的模板，即固定不变的部分，如胸卡的整个外部框架。建立主文档时应该先设计好版面。版面设计包括纸张大小、页边距、页面背景、插入数据源的位置、空间大小等设置。例如：胸卡制作当中，照片的位置及大小、个人信息存放的位置。 　　设计好主文档后，应当经过测试，将数据源中最长的一条记录插入主文档中，保证插入记录后，页面布局不会有太大的变化。若出现页面溢出的情况，应及时地进行调整。 　　数据源是指要插入主文档中的记录信息，即变化的部分，如胸卡中的姓名、编号、照片等信息。数据源必须是带有表格化的数据，因此可以作为数据源的文档类型有Excel文档、Access文档、Word文档中的表格等，此类数据在作为数据源时，要注意以下四个方面。 　　第一，Word中的表格作为数据源时，文档中只能包含一个表格。如果数据源包含两个或两个以上的表格时，主文档无法识别记录内容。 　　第二，数据源中不能有标题，或者包含合并的单元格。实际工作中，为了标注表格，通常在表格的顶端或者底端加上一行汉字作为标题，比如数据源中首行加上“某某公司职员信息汇总表”，此种设置造成主文档无法识别数据源。此外，数据源中包含合并的单元格，主文档也无法识别。 　　第三，数据源的首行必须是字段名，且字段名不能重复。例如：姓名、编号、照片等。 　　第四，数据源除字段名外的其他记录行应保持连续，不能有空行。 　　2.插入数据源 　　打开主文档，执行以下操作。 　　点击【邮件】选项卡，在【开始邮件合并】组中点击【选择收件人】，在其下拉列表中选择【使用现有列表】命令，在打开的“选取数据源”对话框中，找到对应的数据源存储路径，点击【插入】按钮，插入数据源。 　　插入数据源后，需要打开编辑收件人列表，检查列表中的字段名是否与数据源一致（是否有缺少、增加的情况），检查数据源中的记录条数与数据源是否一致。 　　若有特殊情况，可以在此界面对列表中的记录进行筛选或者删除。如果一致，进行下一个步骤。 　　3.插入合并域 　　合并域分为两大类：文字类和图片类。 　　文字类合并域相对简单，操作步骤如下： 　　鼠标定位在主文档中需要插入数据的位置，点击【编写和插入域】组中的【插入合并域】下拉列表，在对应的位置插入对应的字段名即可。 　　以制作胸卡为例，在“部门”后插入部门域，“编号”后插入编号域，“职位”后插入职位域，依次类推。 　　插入完成后点击【邮件】选项卡中的【预览结果】命令，查看插入的结果。点击【上一记录】和【下一记录】按钮查看插入的结果是否与数据源一致。 　　图片域的插入相对较为复杂。首先应该确定在数据源中图片存储的类型。如下图所示，图2存储的是真实的照片，图3存储的是照片的名称（因为照片与数据源在同一个文档下，可以理解为存储的是照片的路径+照片的名称）。 　　若为图2，图片的插入方